Zwischen Chat, Anruf und Mail. Welches Tool nutze ich für die Kommunikation im Team? Und warum überhaupt? 5 Tipps.

Im Büro weißt du in der Regel schnell, welcher Kollege heute da ist und welcher nicht. Und auch bei den Kollegen, die am jeweiligen Tag im Homeoffice sind, siehst du das schnell im Kalender. Jetzt sind alle im Homeoffice. Sind dann auch immer alle erreichbar? Und bei welchem Thema nutze ich am besten welches Tool?

Die aktuelle Situation fordert mehr Flexibilität als sonst. Die eine Kollegin braucht täglich von 10 bis 11 Uhr eine Pause und spaziert im nächsten Park. Die Kinder vom Kollegen wollen auch nicht nur Netflix schauen, sondern auch eine Runde Fußball spielen mit Papa im Garten. Diese Flexibilität sollten wir uns in diesen besonderen Zeiten auch ermöglichen. 

Hier ein paar Tipps für die Kommunikation im Team, die helfen können, gut und gleichzeitig flexibel zusammenzuarbeiten. 

Status-Update

Wenn ich gerade Fußball spiele mit den Kindern, schnell zum Einkaufen gehe oder auch mal eine Stunde in der Sonne liege, informiere ich meine Kolleginnen und Kollegen. Das sorgt für Transparenz. Mit den üblichen Kommunikationstools aus der Microsoftwelt, kannst du deinen Status einfach auf „abwesend“ setzen und alle wissen Bescheid.

TIPP 1:
Sorge immer für Transparenz

Telefon oder Chat?

Normalerweise gehst du einfach mit einer kurzen Frage zum Kollegen ins Nachbarbüro oder rufst einfach durchs Großraum-Büro? Das geht aktuell nicht, außer dein Partner oder deine Kinder können dir die Frage beantworten. Also, wie adressierst du die Frage? In den meisten Firmen gibt es Tools mit Kurznachrichten-Funktionen. Wir nutzen hier die Chatfunktion in Microsoft Teams und setzen das auch bei unseren Kunden um. Hast du also eine kurze Frage, die nicht viel Kontext braucht, schreibst du einfach dem einzelnen Kollegen oder den betreffenden Kolleginnen und Kollegen eine Nachricht. Je nachdem, ob dieser gerade Zeit hat, bekommst du meist schnell und einfach eine Antwort. Ist es besonders eilig und es ergeben sich vielleicht Rückfragen und du siehst, dass der Betreffende gerade online ist, dann rufe ihn doch einfach kurz an. Der Vorteil hier: Du kannst auch gleich die Videofunktion nutzen und dein Face-to-Face Feeling vom Büro nach Hause holen. Und braucht ihr sogar noch eine dritte oder vierte Meinung? Dann kann man schnell den Kollegen oder die Kollegin zum Gespräch dazu holen – fast wie sonst.

TIPP 2:
Wenn es schnell gehen muss, bieten sich Chatfunktionen oder kurze Telefonate an. Manchmal empfiehlt es sich, das von der Kommunikationsweise des jeweiligen Kollegen abhängig zu machen. Bei Bedarf kann man auch schnell noch weitere Kollegen dazu schalten.

Mail ist das neue Mail

Deine Frage erfordert ein bisschen mehr Kontext? Die Chatfunktion ist dir zu informell und eigentlich beziehst du dich auch auf die Kundenmail, die ihr beide gerade bekommen habt? Dein Kollege ist aber gerade „beschäftigt“, „in einer Besprechung“ oder „am Telefon“? Dann der ultimative Tipp: Schreibe eine Mail. Mails waren einmal das Nonplusultra, mittlerweile versucht jeder, die Mail-Flut beruflich und privat möglichst klein zu halten. Dennoch: Manchmal ist und bleibt sie das geeignete Kommunikationsmittel.

TIPP 3:
Wenn du mehrere Dinge klären musst, und es zeitlich noch nicht allzu kritisch ist, schreibe deinem Kollegen eine Mail. Er antwortet dir, wenn er mit dem Meeting fertig ist und kann auch in Ruhe auf alle Aspekte eingehen.

Meeting virtuell

Du brauchst mehrere Kollegen für dein Anliegen und du willst im Kopf gerade den Konferenzraum buchen? Dann organisierst du auch hier im Homeoffice ein virtuelles Meeting. Wir nutzen auch hier für die Besprechungsplanung – zumindest im normalen alltäglichen Rahmen – das Teams-Meeting. Der Vorteil: Die Kollegen können sich vorbereiten und antworten dir im Zweifelsfall nicht nur zwischen Tür und Garten oder zwischen Auto und Supermarkt. 

TIPP 4:
Brauchst du mehrere Meinungen, organisiere ein festes Meeting. Damit gibst du den Kollegen die Möglichkeit, sich ausreichend vorzubereiten.

Einfach nur mal quatschen

Dann gibt es Themen, bei denen du nicht weißt, wer dafür gerade ein Ohr hat, und eigentlich brauchst du auch nur jemanden, mit dem du darüber reden kannst? Normalerweise würdest du jetzt in die Küche schlendern und den nächstbesten Kollegen mit deiner Überlegung überfallen. Auch hierfür haben wir uns etwas überlegt. Bei uns gibt es den virtuellen “Coffee Corner” – das ist ein ständiges Meeting, wo man rein- und rausgehen kann, wenn man gerade Lust hat. 

TIPP 5:
Um den allgemeinen Austausch unter den Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen, einfach ein ständiges Meeting ins Leben rufen. Der alltägliche Büro-Smalltalk hat doch auch sonst schon die ein oder andere geniale Idee hervorgebracht. 

Ihr seht, auch wir haben hier das Rad nicht neu erfunden. Aber manchmal ist man halt doch unsicher, welches Tool nun das richtige ist. Am Ende zählt wohl einfach auch das Bauchgefühl, da kennt man den Kollegen, der nicht gerne telefoniert, aber sofort im Chat antwortet oder die Kollegin, die nur reagiert, wenn man sie direkt anruft. So schön solche Tipps sind, so schön sind auch die Eigenheiten der geliebten und im Homeoffice schmerzlich vermissten Kollegen.

von Floris

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