Erfolgreiches Online-Meeting gestalten aka „You’ll never walk alone“

Ich komme mir vor wie in „Zurück in die Zukunft“. Ich erinnere mich noch gut. An die Zeit kurz nach dem Informatik-Studium. So um das Jahr 2000 rum. Online zocken, Diablo II, IP-Sprachverbindung über VoIP oder Microsoft Messenger! Port Forwarding mit DynDNS Adressen auf experimentellen SIP Gateways im Internet! Online Sessions MUSSTEN die ganze Nacht dauern, ansonsten hätten sich die zwei Stunden Set-up – bis endlich alles läuft – niemals rentiert! Das alles ans Laufen zu bekommen war ähnlich schwierig, wie einen vernünftigen Health/Mana-Trank von Akara! 

Jetzt – 20 Jahre später – sind wir ja Gott sei Dank in der Cloud-Ära angekommen. Alles funktioniert einfach und unkompliziert. Ich kann alle Konferenzteilnehmer vor mir sehen, wir können miteinander diskutieren, als würden wir uns gegenübersitzen. Inhalte werden einfach geteilt und alle arbeiten am gleichen virtuellen Whiteboard zusammen. Und das Allerbeste: das alles in feinster Raumschiff-Star Trek-Holodeck-Qualität!

… OKAY. Spätestens jetzt müsste jedem der Sarkasmus aufgefallen sein. Faktisch haben sich in den letzten 20 Jahren zwar die technischen Möglichkeiten ganz ordentlich weiterentwickelt (… wohlgemerkt … aber auch nur „ganz ordentlich“. Holo-Decks haben wir immer noch nicht. Das hätte ich vor 20 Jahren schon erwartet!). Die Probleme sind aber im Wesentlichen die Gleichen geblieben.

Spannend wird es nach wie vor, wenn es darum geht, ein konkretes Meeting vorzubereiten. Die erste zentrale Frage ist:

Welches Tool verwenden wir? 

Bei Provectus haben wir in etwa folgendes Setup: Teams für Meetings bis 10 Personen, Zoom für interaktive Meetings bis 60 Personen, GoToWebinar für unidirektionale Webcasts.
Das wäre damit schon mal geklärt. Interessanterweise werden für erfolgreiche Meetings in der virtuellen Cloud-Ära wieder die alten Tugenden wichtig – die wir sowieso alle kennen, aber doch gerne mal vernachlässigen:

– Agenda frühzeitig an alle verteilen
– Klarer Zeitplan und erfahrener Moderator
– Hinterher Zusammenfassung und To-dos an alle verteilen

So weit, so klar. Das Meeting könnte also jetzt losgehen. Ab jetzt wirds aber richtig knifflig. Jetzt gilt es, die ganzen Unwägbarkeiten vorherzusehen, die während eines Online-Meetings auftreten könnten. Was passiert z. B., wenn:

– Die Internetqualität bei einigen Teilnehmern während des Meetings schlecht wird?
– Wichtige Gäste aus irgendwelchen Gründen nicht in das Meeting „reinkommen“?
– Während des Meetings der Standort gewechselt werden muss? (Ortswechsel, anderes Gerät, eigenes Gerät kaputt?)

Wie wir uns auf all diese Unwägbarkeiten vorbereiten?

Einige technische Tipps habt ihr eventuell schon bei uns gelesen. Heute ergänze ich drei weitere Stichworte: „Üben, üben, üben“ und „You’ll never walk alone“ und „Der zweite Weg“.

1) „Üben, üben, üben“

Wir veranstalten Meetings – wie „virtuelles Kaffeetrinken“, „virtuelle Townhall“ oder „virtuelles Feierabend-Bier“ – welche dem Zweck dienen, das Team auch in Zeiten von ‚Social Distancing‘ zusammenzubringen, zeitgleich nutzen wir diese Treffen, um den Umgang mit den Medien zu üben. Wusstet ihr schon, dass man mit mehreren Devices gleichzeitig einer Teams-Einladung folgen kann, und für die anderen immer nur ein Meeting-Teilnehmer bleibt? Man kann so zwischen verschiedenen Geräten „roamen“, wenn das Meeting z. B. startet, während man noch im Auto sitzt, später am iPad weiter macht, und dann am Notebook das Dokument mitbearbeitet.

2) „You’ll never walk alone”

Gerade bei größeren Kundenmeetings bilden wir gerne ein Moderatoren-Team. Also mindestens zwei Leute, die die Agenda kennen, die das Set-up kennen und die sich hauptsächlich dafür verantwortlich fühlen, das Meeting erfolgreich durchzuführen. Es kann so zu jeder Zeit eine Person das Meeting leiten, während die zweite Person sich im Hintergrund um Problemlösungen, Datenbeschaffung oder sonstige Meeting-Hygiene kümmert.

3) „Der zweite Weg“

Für jedes mögliche Szenario einen zweiten Weg überlegen, damit man bei einem möglichen „Günther-Jauch-Moment“ reagieren kann. 

  • Kann ein Meeting-Gast aus irgendwelchen technischen Gründen nicht teilnehmen, wird er telefonisch per Konferenzschaltung durch den zweiten Moderator hinzugeholt (siehe Punkt 2 – „You’ll never walk alone”). 
  • Können Fragen der Teilnehmer nur per Chat übermittelt werden, werden diese vom Co-Moderator gesammelt und für die Q&A-Runde aufbereitet.
  • Fällt das Mikrofon des Moderators aus, übernimmt der Co-Moderator, bis das technische Problem behoben ist. Wichtig für diese Technik ist: Die beiden Moderatoren müssen über einen alternativen Kommunikationskanal verbunden sein – Telefon oder anderes Chat-System. Die beiden müssen nämlich auch bei technischen Problemen innerhalb des Konferenzsystems miteinander kommunizieren können. Und: 
  • Hilfreich ist eine klare Ausstiegsregel, wann ein Meeting abgebrochen wird. Wenn zum Beispiel nach 10 Minuten technische Probleme, die ein vernünftiges Abhalten des Meetings verhindern, nicht beseitigt werden können, wird das Meeting abgebrochen. Den Teilnehmern wird eine Erklärung nachgeliefert und ein neuer Termin aufgesetzt. So wird mit der Zeit der Teilnehmer verantwortungsvoll und wertschätzend umgegangen. Kein stundenlanges Rumfummeln an der Technik, das allen Teilnehmern nur die Zeit klaut und nervt. Lieber noch mal die Probleme nachstellen und eine Problemlösung dafür finden (siehe Punkt 1 – „Üben, üben, üben“) sowie überlegen, welchen alternativen Weg es gäbe, sollte es nochmals auftreten.

Insgesamt sind wir noch nicht in der Holodeck-alles-funktioniert-Zukunft angekommen. Aber mit einer guten Mischung aus existierenden Tools, guter Meeting Vor- und Nachbereitung sowie etwas Übung im Umgang mit technischen Schwierigkeiten, kriegt man es heutzutage schon hin, mit den eigenen Ressourcen und derer aller Meeting-Teilnehmer verantwortungsvoll umzugehen und trotzdem die geschäftliche und soziale Nähe zu den Kollegen und Kunden ein Stück weit zu virtualisieren.

von Josef


Bilder: Thiago Melo | shutterstock.com

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