Microsoft stellt das bisherige Modell für ablaufende Microsoft-365-Abonnements grundlegend um. Ab 01. April 2026 schafft der Konzern die bekannte kostenfreie Schonfrist ab und ersetzt sie durch ein neues Abrechnungsmodell: die Extended Service Terms (EST). Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: Ablaufende Abonnements müssen künftig aktiv verwaltet werden, um unerwartete Kosten zu vermeiden. Prüfen Sie jetzt Ihre Abonnements!
Bislang konnten Nutzer:innen auswählen, ob Microsoft-365-Abonnements automatisch erneuert werden oder nicht. Wurde ein Abonnement nicht verlängert, durchlief es mehrere Phasen:
Dauer: 30 Tage
Benutzerdaten weiterhin verfügbar
Keine Kosten während dieser Phase
Dauer: 90 Tage
Benutzer haben keinen Zugriff mehr
Administratoren können noch auf Daten zugreifen (z. B. zur Datensicherung oder Migration)
Nach Ablauf der Deaktivierungsphase
Auch Administratoren verlieren den Zugriff
Daten werden gelöscht (je nach Datentyp innerhalb von 30–180 Tagen)
Gerade die kostenfreie 30-Tage-Phase wurde in der Praxis häufig genutzt oder auch bewusst ausgereizt.
Ab April 2026 ändert Microsoft dieses Vorgehen grundlegend und führt einen neuen Typ namens Extended Service Terms (EST) ein:
Abonnements laufen nicht mehr klassisch ab
Stattdessen werden sie automatisch in den neuen Typ Extended Service Terms (EST) überführt
Die bisherige Phase „Abgelaufen“ entfällt vollständig
Automatische Umstellung in ein monatliches Abonnement
Funktionale Einschränkungen, z. B.:
Lizenzmengen können nicht mehr angepasst werden
Preisaufschlag von drei Prozent gegenüber regulären Konditionen
Keine kostenfreie Übergangszeit mehr
Damit ist ein kostenfreies „Weiterlaufenlassen“ von Microsoft-365-Abonnements nicht mehr möglich.
Weitere Details stellt Microsoft in der offiziellen Ankündigung bereit.
Microsoft beschreibt EST als zusätzliche Option für Kunden und Partner, die mehr Zeit für eine Entscheidungsfindung benötigen. In der Praxis gilt jedoch:
In den meisten Fällen ist vorab klar, ob ein Abonnement weiterhin benötigt wird oder nicht.
Die Neuerung dient vor allem dazu, Missbrauch zu verhindern.
Das bewusste Auslaufenlassen von Abonnements, um 30 Tage lang Kosten zu sparen, ist künftig ausgeschlossen.
Unternehmen, die tatsächlich mehr Flexibilität benötigen, erhalten diese weiterhin. Sie müssen dafür jedoch monatliche Preise plus drei Prozent Aufschlag akzeptieren.
Spätestens jetzt wird eine sauberes Lizenz- und Abonnement-Verwaltung unverzichtbar. Folgende Maßnahmen sollten Sie deshalb ergreifen:
Rechtzeitige Prüfung aller Microsoft-365-Abonnements vor Ablauf
Klare Entscheidung zum Laufzeitende:
Automatisch verlängern oder
Gezielt kündigen
Abonnements nicht mehr einfach auslaufen lassen
Die Einführung der Extended Service Terms macht deutlich: Microsoft erwartet künftig aktive Entscheidungen statt passiver Schonfristen. Unternehmen, die ihre Prozesse frühzeitig anpassen, vermeiden unnötige Mehrkosten und behalten die volle Kontrolle über ihre Microsoft-365-Landschaft.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, bestehende Abonnements und interne Prozesse zu überprüfen.
Wir sind für Sie da.
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Wir sind gerne für Sie da.
HEIKO WESSELS
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