Produktivitätskiller Informationssuche. Wie Know.Now.AI für Teams Wissensarbeit in Microsoft Teams neu definiert

Jeder kennt es: Das eine Dokument, das man dringend für das Meeting braucht, steckt irgendwo in SharePoint. Die Policy zur Elternzeit liegt im Intranet, die Projektliste in Jira, und der Kollege aus dem Vertrieb hat die letzte Preisliste nur als PDF in einer E-Mail. Was eigentlich ein Klick sein sollte, wird zur zeitraubenden Suche über Tools, Ordner und Systeme hinweg.

Wir alle wurden mit dem Versprechen konfrontiert, dass Technologie unseren Arbeitsalltag einfacher macht. Doch in Sachen Informationsmanagement ist häufig das Gegenteil eingetreten: Die Zahl der Systeme steigt, die Datenmengen wachsen – und Mitarbeitende verlieren immer mehr Zeit damit, die richtige Information überhaupt erst zu finden.

Diese Zahlen sind keine Ausnahme, sondern Alltag. Mitarbeiter:innen selbst berichten, dass komplizierte Ablagestrukturen, verstreute Datentöpfe und ineffiziente Tools ihre Arbeit erheblich erschweren. Und hier haben wir noch nicht über die zeit geredet, die Mitarbeiter mit der Erstellung von Dokumenten verbringen, die die KI erledigen könnte (z.B. Confluence-Seiten befüllen).

Die Lösung: Know.Now.AI für Teams

Mit Know.Now.AI für Teams bringen wir genau das:

1. Zentraler Zugriff auf Wissen direkt in Microsoft Teams: Alle relevanten Informationen, Antworten und Aktionen stehen im Teams-Chat bereit – Mitarbeitende müssen die Plattform nicht mehr verlassen
2. Anbindung vielfältiger Quellen & Tools: Ob SharePoint, Azure AI Search, Jira, Confluence oder andere Systeme: Per Model Context Protocol (MCP) werden alle Datentöpfe angebunden und kontextsensitiv angesprochen.
3. Intelligentes Routing durch KI: Die AI entscheidet selbstständig – basierend auf der Conversation History – welche Systeme und ob mehrere Datentöpfe abgefragt werden müssen, um die passende Antwort oder Aktion bereitzustellen.
4. Sicherheit & Datenhoheit: Alle Workflows laufen im Azure-Tenant des Kunden. Keine externe Speicherung, keine Risiken für Compliance oder Datenschutz.
5. Quick-Win für Mitarbeitende: Sofortige Entlastung, weil Informationen schneller zugänglich sind und Routineaufgaben durch KI-Agenten übernommen werden können. Alles in einem einzigen Chat-Fenster.

Typische Anwendungsszenarien

• HR-Self-Service: „Wie beantrage ich Elternzeit?“ → Automatisch zur passenden Policy verlinkt
• Projektmanagement: „Welche Tickets in Jira sind noch ohne Owner?“ → Direkte Abfrage & Ergebnis in Teams
• Compliance: „Welche ESG-Richtlinien gelten aktuell?“ → Fundierte Antwort plus Dokumentation
• Marketing-Agent: „Erstelle eine Confluence-Seite in Space XY mit einer Beschreibung unseres neuen Produkts.“ → Die KI erledigt die Aufgabe sofort

Fazit

Informationssuche darf kein Produktivitätsrisiko mehr sein. Mit Know.Now.AI für Teams wird Microsoft Teams zum zentralen Angelpunkt für Unternehmenswissen – sicher, integriert und intelligent gesteuert. So verwandeln Unternehmen verstreute Daten in einen echten Wettbewerbsvorteil.

SOFORT WISSEN, WENN ES ZÄHLT.

Quellen

1. Atlassian-Umfrage (2023): Ineffizienz im Büro: Mitarbeiter suchen 10 Stunden pro Woche nach Informationen. Heise Online, 18. April 2023. Verfügbar unter: https://www.heise.de/news/Ineffizienz-im-Buero-Mitarbeiter-suchen-10-Stunden-pro-Woche-nach-Informationen-10309833.html
2. Nakash, M. & Bouhnik, D. (2024): How Much Time does the Workforce Spend Searching for Information in the ‘New Normal’. ResearchGate. Verfügbar unter: https://www.researchgate.net/publication/379898757_How_Much_Time_does_the_Workforce_Spend_Searching_for_Information_in_the_new_normal
3. IDC Research (zitiert nach M-Files, 2021): How long does it actually take to find a document? Dissecting the many stats out there. M-Files Blog.