IT für regulierte, sozialdatenverarbeitende Unternehmen

Digitalisierung für Krankenversicherer, Landesärztekammern, Berufsgenossenschaft etc.

Microsoft 365 & BSI-Grundschutz, beides geht zusammen

Die Einführung moderner Workplace-Lösungen scheitert bei Sozialdatenträgern häufig nicht am Willen, sondern an der Komplexität des Zulassungsverfahrens. Wir kennen den BSI IT-Grundschutz, das C5-Testat und die spezifischen Landesdatenschutz Anforderungen an Sozialdaten und begleiten Sie durch den gesamten Prozess: von der Risikoanalyse über die technische Umsetzung bis zur erfolgreichen Abnahme.

Digitalisierung trotz Regulierung

Gemeinsam identifizieren wir Ihre Digitalisierungspotenziale und setzen sie rechtssicher um. Ob die Ablösung veralteter Fachanwendungen, die Einführung moderner Kollaborationstools inkl. der Befähigung Ihrer Mitarbeitenden oder die Automatisierung interner Prozesse – wir sorgen dafür, dass Ihr Betrieb läuft, während sich Ihre IT weiterentwickelt.

Ihre Herausforderungen, die wir kennen

Was wir in Projekten mit Sozialversicherungsträgern immer wieder erleben:
BSI-Vorgaben bremsen moderne Kollaboration

Viele Häuser wollen moderne Kollaborationstools wie Microsoft 365 einführen, scheitern aber an der regulatorischen Hürde. Das BSI IT-Grundschutz-Verfahren, Datenschutz-Folgenabschätzungen und die besonderen Anforderungen an Sozialdaten nach §80 SGB X machen aus einem scheinbar einfachen Rollout ein komplexes Compliance-Projekt. Ohne erfahrene Begleitung bleibt der Fortschritt aus.

Neue Technologie braucht Menschen, die sie nutzen

Die beste IT-Lösung entfaltet ihren Wert erst, wenn Ihre Mitarbeitenden sie sicher und gerne einsetzen. Gerade dort, wo Teams seit Jahren mit vertrauten Systemen arbeiten, ist der Wandel eine menschliche Aufgabe, nicht nur eine technische. Mit gezieltem Change Management und strukturierten User Adoption-Konzepten begleiten wir Ihre Mitarbeitenden aktiv: praxisnah, niedrigschwellig und mit kontinuierlichem Support, damit neue Tools nicht als Belastung, sondern als echte Erleichterung im Arbeitsalltag ankommen.

Ausschreibungen und Vergabeprozesse

Im öffentlichen Umfeld reicht technische Kompetenz allein nicht aus. Nachweise, Zertifizierungen, Referenzen und eine lückenlose Dokumentation sind entscheidend und müssen bereits in der Angebotsphase überzeugend vorliegen. Als erfahrener IT-Dienstleister für Sozialdatenträger wissen wir, worauf es bei öffentlichen Vergabeverfahren ankommt. Wir bringen die fachliche Tiefe, die regulatorische Erfahrung und die nachweisbaren Referenzen mit, die Sie als Auftraggeber absichern und die uns als Partner qualifizieren.

Ein Mann schaut aufmerksam zu einer anderen Person

Kassenärztliche Vereinigungen & Krankenversicherer

Ihr Partner für regulierungssichere Digitalisierung im Gesundheits- und Sozialwesen

Wir unterstützen Kassenärztliche Vereinigungen, Krankenversicherer, Landesärztekammern, Medizinische Dienste und Berufsgenossenschaften dabei, komplexe Kernprozesse zu digitalisieren – sicher, SGB-konform und praxisnah. Von der Abrechnungsmodernisierung über die Telematikinfrastruktur bis zur Cloud-Migration: Wir kennen Ihr Umfeld und liefern Lösungen, die wirklich passen.

25

Jahre
Erfahrung in regulierten Branchen

15

Kunden
aus dem Bereich KVen, BGen etc.

32

Erfolgreiche
Projekte in diesem Bereich

Mehr über Provectus

Lösungen

Für eine regulierungssichere und effiziente Arbeitswelt im Finanzsektor

Unsere Lösungen für Finanzdienstleister verbinden Sicherheit, Regulierungskonformität und Produktivität. Wir gestalten IT-Arbeitsplätze, Infrastruktur und Prozesse so, dass sie den Anforderungen von Banken und Versicherungen gerecht werden – und Ihre Teams im Alltag spürbar entlasten.

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M365 Compliance 

M365 Compliance 

Technische und regulatorische Compliance

Microsoft 365 Compliance stellt die rechtskonforme und kontrollierte Nutzung von M365 sicher – insbesondere in regulierten Organisationen. Ziel ist es, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, ohne die Zusammenarbeit einzuschränken.

  • Einhaltung regulatorischer Vorgaben: z. B. DSGVO, ISO 27001, NIS2, DORA, BSI, SGB, TISAX, AI Act

  • Governance & Nachvollziehbarkeit: Transparenz, Dokumentation und Revisionssicherheit in M365

  • Technische Compliance-Maßnahmen: Zugriffskontrolle, Identitäts- und Gerätesicherheit, Data-Loss-Prevention, Protokollierung

  • Mitbestimmung & Datenschutz: Berücksichtigung betrieblicher und datenschutzrechtlicher Anforderungen

  • Kontinuierliche Anpassung: Laufende Überwachung und Weiterentwicklung im Evergreen-Umfeld von Microsoft 365

So bleibt Microsoft 365 sicher, compliant und effizient nutzbar.

Mehr erfahren     M365 Compliance

Next Steps

 

 

Strategie & Beratung

Microsoft 365 Compliance Check

  • Klarheit – erkennen wo Sie rechtlich und technisch stehen
  • Fokus – Herausforderungen angehen
  • Unterstützung – durch Konfigurationsübersicht
  • Nachhaltigkeit – langfristig DSGVO-konforme M365-Umgebung
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Workshop

Compliance Strategy Pack

  • Marktüberblick
  • Bedarfsanalyse
  • Klarheit
  • Empfehlungen
Mehr Infos
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Daten- und Informationsklassifizierung

Daten- und Informationsklassifizierung

Schutzbedarfsgerechte Einordnung von Unternehmensdaten

Daten- und Informationsklassifizierung schafft Transparenz darüber, welche Informationen welchen Schutzbedarf haben. Sie bildet die Grundlage für Datenschutz, IT-Sicherheit und regelkonformes Informationsmanagement – insbesondere im Kontext von DSGVO, ISO 27001, NIS2 und DORA.

  • Strukturierter Schutzbedarf: Einteilung von Daten nach Sensibilität (z. B. personenbezogen, vertraulich, intern)

  • Compliance-Unterstützung: Systematische Erfüllung regulatorischer Vorgaben

  • Erhöhung der IT-Sicherheit: Gezielte Minimierung von Cyberrisiken durch klare Schutzmaßnahmen

  • AI-Readiness: Kontrolle darüber, welche Daten für KI-Systeme genutzt werden dürfen

 

  • Organisatorische & technische Umsetzung:

    • Klassifizierungsrichtlinien und Compliance-Dokumentation

    • Technische Implementierung z. B. in Microsoft 365

    • Rollout und Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Eine strukturierte Klassifizierung ist damit ein zentraler Baustein moderner Sicherheits- und Compliance-Strategien.

Vereinbaren Sie gern einen unverbindlichen Beratungstermin.

Erstberatung anfragen

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Evergreen Service 

Evergreen Service 

Strukturierte Steuerung kontinuierlicher M365-Updates

M365 Evergreen Service unterstützt Organisationen bei der strukturierten Steuerung der kontinuierlichen Microsoft-365-Updates (über 560 Änderungen pro Jahr) und reduziert den internen Analyse- und Abstimmungsaufwand.

  • Strukturierte Update-Bewertung: Regelmäßige Analyse und kundenspezifische Bewertung neuer Funktionen und Änderungen

  • Sicherheit & Compliance: Frühzeitiges Erkennen von Auswirkungen auf Sicherheitsarchitektur, Berechtigungen und regulatorische Anforderungen

  • IT-Entlastung: Reduzierung des operativen Aufwands für Change-Tracking und Maßnahmenplanung

  • Konkrete Handlungsempfehlungen: Priorisierung, Entscheidungsgrundlagen und Moderation relevanter Stakeholder

  • Change- & Adoption-Unterstützung: Begleitende Kommunikation, Trainings und optionale technische Umsetzung

Der Service schafft Transparenz über Änderungen in M365, sichert Compliance und ermöglicht eine kontrollierte, kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform.

Next Steps

Optimierung

M365 Evergreen Service

  • Sicherheit & Compliance
  • IT-Entlastung
  • Effizienter Tool-Einsatz
  • Change-Kultur
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Cloud Exit Strategie

Cloud Exit Strategie

Resiliente Cloud-Architekturen durch Exit-Fähigkeit

Cloud Exit-Strategie stellt sicher, dass Unternehmen ihre Cloud-Umgebungen jederzeit kontrolliert migrieren oder den Anbieter wechseln können. Sie schafft Transparenz über Abhängigkeiten und reduziert Risiken wie Vendor Lock-in – als Grundlage für eine resiliente und nachhaltige Cloud-Nutzung.

  • Transparenz über Cloud-Workloads: Analyse von Anwendungen, Datenflüssen und technischen Abhängigkeiten

  • Reduzierung von Vendor-Lock-in: Sicherstellung der Portabilität von Daten, Anwendungen und Infrastrukturen

  • Erhöhung der IT-Resilienz: Vorbereitung auf regulatorische, wirtschaftliche oder technologische Veränderungen

  • Strategische Cloud-Governance: Integration von Exit-Fähigkeit in die langfristige Cloud-Architektur

  • Planbare Migrationen: Definition technischer und organisatorischer Maßnahmen für einen kontrollierten Anbieterwechsel

 

Eine Cloud-Exit-Strategie ermöglicht flexible Cloud-Nutzung und stärkt die langfristige Souveränität über IT-Systeme und Daten.

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Cloud Exit Strategie

Referenzen

aus dem Bereich Sozialdatenträger

Ein Einblick, wie Sozialdatenträger, Kassenärztliche Vereinigungen und Kammern Smart‑Work‑Lösungen mit Provectus bereits umgesetzt haben.

Zu allen Kundencases

Unternehmen

Betriebskrankenkasse

Deutschland

Mai 2024 bis heute

 

Projektziel

Optimierung und Validierung von Change Management Maßnahmen, damit moderne digitale Arbeitsweisen mit Microsoft 365 nachhaltig in der Organisation verankert werden.

 

Einführung moderner digitaler Arbeitsweisen mit Microsoft 365

Vorgehen

Von Beginn an bezieht Provectus relevante Stakeholder, Rollen und Arbeitskreise der Organisation ein. In Envisioning Workshops erhält der Kunde einen klaren Überblick über Maßnahmen, Veränderungen und Potenziale des Change Projekts und verschiebt den Fokus vom reinen IT Rollout hin zu veränderter Zusammenarbeit und Kommunikation. In weiteren Workshops vor Ort und remote vertieft das Team mit den Teilnehmenden die entscheidenden Themen. Auf Basis der Ergebnisse definiert Provectus gemeinsam mit dem Kunden zielgerichtete Maßnahmen und berät strategisch und operativ im Change Management.

Highlights

  • Analyse der bestehenden digitalen Arbeitsweisen, Tools und Anwendungsfälle
  • Envisioning- und Fachworkshops zu Modern Work, M365, Kultur, Compliance und Governance
  • Bewertung des aktuellen Status von Zusammenarbeit und Kommunikation (Herausforderungen, Best Practices, Pain Points)
  • Definition und Priorisierung ganzheitlicher Maßnahmen (Change Management, Organisation, Technik, Kommunikation, Training) in einer umsetzbaren Roadmap

Ergebnisse

  • Validiertes Konzept zur Einführung von Modern Work mit Microsoft 365
  • Konkrete Roadmap für den Projektablauf
  • Definition und Planung der Maßnahmen inklusive Budgetplanung
  • Kommunikation des Changes und aktives Stimmungsmonitoring
  • Befähigtes Projektteam zu Change Management Themen

Unternehmen

gesetzliche Krankenversicherung (GKV)

Deutschland

April 2018 bis heute

 

Projekt

Provectus unterstützt einen Kunden im Microsoft 365 Umfeld mit Fokus auf SharePoint 2019, SharePoint Online und die Power Platform. Ziel ist die Migration des Intranets, die Automatisierung von Prozessen und die Integration in die bestehende IT-Landschaft.

Microsoft 365: Intranet-Migration mit SharePoint und Power Platform

Projektstruktur und Vorgehen

  • Analysephase: Detaillierte Erfassung der Kundenanforderungen und Entwicklung einer klaren Zielbeschreibung durch Workshops und Abstimmungen.
  • Konzeptionierung: Erstellung eines Grob- und Feinkonzepts, das alle technischen, organisatorischen und zeitlichen Aspekte umfasst.​​
  • Umsetzungsphase: Umsetzung des Feinkonzepts in agilen Sprints mit regelmäßigen Retrospektiven und Abstimmung mit dem Kunden.
  • Übergabe/Betrieb: Nach erfolgreicher Umsetzung erfolgt die Übergabe der Lösung, inkl. Dokumentation und optionaler Schulung.
  • Hypercare: Überwachung des Systems nach Go-Live, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Konzept zur Sharepoint- und Prozessmigration​

  • Erstkontakt: Klärung der Anforderungen und Identifikation des Lösungsansatzes, z.B. Migration von On-Premise-Lösungen in die Cloud.
  • Analysephase: Erfassung der spezifischen Anforderungen, Analyse des Ist-Zustands und Erarbeitung einer klaren Zielbeschreibung.​
  • Konzeptionierung: Erstellung eines Grobkonzepts und detaillierten Feinkonzepts, das Migrationen, Zieltechnologien, Anwendungen, Berechtigungen und Zeitpläne umfasst.
  • ​Umsetzungsphase und Go-Live: Realisierung des Feinkonzepts in agilen Sprints mit regelmäßigen Tests und Übergabe an den Kunden.​​

Unternehmen

Gesetzliche Berufsvertretung

Deutschland

Juli 2024 – Februar 2025

 

Projekt

Eine moderne, datenschutzkonforme Microsoft 365-Arbeitsumgebung zu schaffen und die Basis für eine sichere und effiziente Nutzung zu legen.

Vorprojekt zur Einführung einer modernen und datenschutzkonformen Microsoft 365-Umgebung

​Herausforderungen​

  • Mangelndes Exchange‑Know‑how, fehlende Dokumentation und unklare Rollen
  • Befähigung eines Anwenderquerschnitts für Modern Work durch Workshops
  • Analyse der bestehenden Exchange‑Umgebung
  • Begleitung der Migration für einen reibungslosen Übergang​​

Durchführung​

  • Tenant‑Basis‑Konfiguration
  • Einführung von MFA zur Erhöhung der Sicherheit, User‑Adoption‑Maßnahmen
  • Migration auf Exchange Online mit strukturierter Problemlösung und User‑Adoption‑Maßnahmen
  • Einheitliche Steuerung & Absicherung der Endgeräte durch Einführung Geräteverwaltung mit Intune
  • Erster M365‑Compliance‑Scan der PRW Legal Tech
  • Kommunikations‑ und Trainingsunterlagen zur Begleitung der Veränderungen​

Ergebnis

  • Vision‑ und Strategie‑Workshops als Grundlage der Microsoft‑365‑Einführung
  • Befähigung zu Modern Work durch Verständnis der Vorteile und Prinzipien
  • Klar positionierte M365‑Tools für eine optimale Nutzung
  • Etablierte M365‑Governance für Struktur und Verwaltung
  • Rollen‑ und Rechtekonzept mit klar definierten Verantwortlichkeiten
  • Fahrplan für den Rollout mit priorisierten Maßnahmen
  • Datenschutzmaßnahmen auf Basis des PRW Compliance Sets​

Unternehmen

Kassenärztliche Vereinigung

Deutschland

seit November 2022

Ausgangslage

Eine Kassenärztliche Vereinigung möchte ihren Mitarbeitenden einen modernen Arbeitsplatz in einer sicheren, hochverfügbaren Cloud Umgebung anbieten. Als bevorzugte Lösung wurde Microsoft 365 identifiziert. Provectus Technologies unterstützt die KV bei der Einführung von M365 im Hinblick auf DSGVO und § 80 Abs. 2 SGB X und stellt sicher, dass notwendige technische und organisatorische Maßnahmen konzipiert und umgesetzt werden.

 

Rechtskonforme M365 Einführung und Teams Pilot als zentrale Kommunikationsplattform

Lösungsansatz

Provectus prüft, ob Microsoft 365 die Anforderungen an moderne Zusammenarbeit erfüllt und rechtlich zulässig ist. Ein juristisches Kurzgutachten beschreibt Rahmenbedingungen und Risikoabwägung, darauf aufbauend implementiert das Team technische und organisatorische Maßnahmen nach DSGVO und § 80 Abs. 2 SGB X. Anschließend entsteht eine Datenschutzfolgenabschätzung zum Einsatz von M365 inklusive Verfahrensverzeichnissen. Microsoft Teams wird im Rahmen eines Piloten für einen begrenzten Personenkreis bereitgestellt, die bestehende Telefonielösung in Teams integriert. Schulungs und Kommunikationsmaßnahmen begleiten den Pilot.

Technische Highlights

  • Einsatz des PRW Compliance Sets M365 zur Bewertung der Tenant Konfiguration und Identifikation notwendiger Anpassungen
  • Aufbau der M365 Umgebung für die KV inklusive der erforderlichen technischen Maßnahmen

Besonderheiten

Begleitung des Anzeigeverfahrens bei der zuständigen Landesaufsichtsbehörde inklusive Konzeption der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Erarbeitung der erforderlichen Unterlagen (Cloud Exit Strategie, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Use Cases).

Ergebnis

Nach erfolgreicher Anzeige bei der Landesaufsichtsbehörde plant die Kassenärztliche Vereinigung die phasenweise vollständige Einführung der Microsoft 365 Applikationen und Services für alle Mitarbeitenden.

Unternehmen

Gesetzliche Unfallversicherung

Deutschland

März 2024 – Februar 2025

 

Projekt

Einführung der Microsoft Teams-Plattform, um eine produktive Nutzung zu ermöglichen und eine Basis für die Implementierung zu schaffen.

Einführung und Etablierung der Microsoft Teams-Plattform

​Herausforderungen​

  • Komplexe Strukturen und historische IT-Philosophie erschwerten die Implementierung.​
  • Transformation zu Cloud-First durch enge Stakeholder-Begleitung und Change-Management.​
  • Self-Service-Tools und Configuration-as-Code ermöglichten effiziente Teams-Verwaltung​​​

Durchführung​

  • Administration und Best-Practice-Konfiguration von M365​
  • Berücksichtigung organisatorischer Herausforderungen und Datenschutzanforderungen​
  • Compliance-Absicherung und Umsetzung von Governance-Vorgaben​​
  • Proaktive Weiterentwicklung der Nutzung von Teams und M365​
  • Entwicklung und Bereitstellung technischer Lösungen zur Prozessoptimierung​
  • Aufbau und Moderation einer internen Champions-Community​
  • Identifikation und strategische Umsetzung von M365-Updates im Rahmen von Evergreen-Lite​​

Ergebnis

  • Teams wird vollumfänglich und produktiv im Tagesgeschäft genutzt​
  • Nutzung von Teams und M365-Diensten wurde intensiviert und optimiert​
  • Technische Lösungen zur Bewältigung organisatorischer Herausforderungen erfolgreich eingesetzt​
  • Teams-Self-Service-Tool mit PowerApps und Power Automate bereitgestellt​
  • Teams-Configuration-as-Code ermöglicht Blueprints für weitere Kunden​
  • Compliance und Governance über PRW sichergestellt.​

Unternehmen

Gesetzliche Unfallversicherung

Deutschland

März 2024 – Dezember 2025

 

Projekt

Unterstützung bei der der M365 Einführung und Gesamtstrategie.

Unterstützung der M365 Einführung und Gesamtstrategie

Herausforderungen

  • Komplexe Strukturen, historische IT-Philosophie erschwerten Implementierung.​
  • Transformation zu Cloud-First durch enge Stakeholder-Begleitung und Change-Management.​
  • Self-Service-Tools & Configuration-as-Code ermöglichten effiziente Administration​​​​

Durchführung

  • Administration und Best-Practice-Konfiguration von M365​
  • Berücksichtigung organisatorischer Herausforderungen und Datenschutzanforderungen​
  • Compliance-Absicherung und Umsetzung von Governance-Vorgaben​
  • Aufbau und Moderation einer internen Champions-Community​
  • Identifikation und strategische Umsetzung von M365-Updates (Evergreen-Lite)​​​

Ergebnis

  • Datenschutzkonforme, effektive Nutzung von M365 mit Cloud-First-Approach​
  • Zielgerichtete Unterstützung des Tagesgeschäfts durch moderne Technologien​
  • Self-Service-Tools mittels PowerApps / Power Automate bereitgestellt​
  • Teams als zentrale Plattform für Communication and Collaboration etabliert​
  • Teams-Configuration-as-Code ermöglicht Blueprints für weitere Kunden sowie umfangreiche Reports für z.B. DSFA​
  • Compliance und Governance über PRW sichergestellt​
  • Einführung und Automatisierung einer zentralisierten Admin-Lösung (MyAccess) samt Rollen-Rechte-Konzept für 5 Tenants​
  • Strategische Beratung: Prozess-Optimierung, Erfüllung Datenschutz-Vorgaben​​

Unternehmen

Gesetzliche Unfallversicherung

Deutschland

März 2024 – Dezember 2025

 

Projekt

Das Ziel des Projektes ist die Umsetzung der Client Bereitstellung und die Verteilung von Client-Software (auf Windows-Clients) und deren Entfernung (Deinstallation) mit Microsoft-Mitteln (Microsoft Intune). Damit soll Provisionierung, Softwareverteilung und das Windows Update Managements für alle verwalteten Windows-Endgeräte zentralisiert werden.

Es sollen bestehende manuelle oder veraltete Prozesse und On-Prem Technologien abgelöst und eine moderne, cloudbasierte Endpoint-Management-Lösung etabliert werden.

Aufbau der M365 Arbeitsplatz Infrastruktur

Herausforderungen

  • Komplexe Strukturen & IT-Philosophie erschwerten Implementierung.
  • Transformation zu Cloud-First (Stakeholder-Begleitung & Change-Management)
  • Ressourcen sind aufgeteilt in mehrere M365 Mandanten​

Maßnahmen

  • Aufbau der Projektorganisation mit M365 Boardmitteln wie Teams und Planner​
  • Konzeption & Implementierung von Intune anhand von Best-Practice Ansätzen​
  • Berücksichtigung organisatorischer Herausforderungen & DSGVO​
  • Compliance-Absicherung und Umsetzung von Governance-Vorgaben​
  • Entwicklung von Prozessen für die moderne Client und Software-Bereitstellung​
  • Unterstützung: Planung Beschaffungsprozess, Hardware-Lifecycle & Rollouts​
  • Evaluierung und Implementierung einer Multi-Tenant Verwaltungsplattform​
  • Schulung: Paketierung und Überführung von über 800 Applikationen nach Intune​

Ergebnis

  • ​Datenschutzkonforme, effektive Nutzung von Intune mit Cloud-First-Approach​
  • Flexible, schnelle Bereitstellung neuer Clients durch Windows Autopilot und Automatisierung von Prozessen​
  • Unternehmenseigenen Stores für Apps mit Self-Service Funktionen​
  • Ablösung & Rückbau von On-Prem Deployment Infrastruktur & Windows Server Update Services​
  • Migration von relevanten Gruppenrichtlinien zu modernen Intune Policies​
  • Reduzierung der Infrastruktur-Komplexität (u.a. Authentifizierung und Netzwerk)​
  • Im Einklang mit der Zero Trust Strategie des Unternehmens. Nur konforme Endgeräte erhalten Zugriff auf Ressourcen.​
  • Multi-Tenant Lösung hält Inhalte zwischen den Mandanten konsistent und reduziert den Betriebsaufwand​
  • Zielgerichtete Unterstützung des Tagesgeschäfts durch moderne Technologien.​

Unternehmen

Gesetzliche Unfallversicherung

Deutschland

seit September 2022

Ausgangslage

Die Provectus Technologies GmbH unterstützt eine Berufsgenossenschaft bei der Einführung von Microsoft 365 in den Bereichen Architektur und Strategie. Der Schwerpunkt liegt auf der datenschutzkonformen Konfiguration bei möglicher Verarbeitung von Sozialdaten nach § 80 Abs. 2 SGB X und dem damit verbundenen Anzeigeverfahren beim Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS).

Architekturberatung

Lösungsansatz​

Provectus prüft, ob Microsoft 365 die Anforderungen an moderne Zusammenarbeit erfüllt und rechtlich zulässig ist. Ein juristisches Kurzgutachten beschreibt die Rahmenbedingungen und die Risikoabwägung. Darauf aufbauend konzipiert und implementiert das Team technische und organisatorische Maßnahmen, die sowohl der DSGVO als auch § 80 Abs. 2 SGB X genügen. Anschließend entsteht eine Datenschutzfolgenabschätzung zum Einsatz von M365 inklusive Verfahrensverzeichnissen.

Technische Highlights​

Einsatz des PRW Compliance Sets M365 als skriptbasiertes Tool zur Bewertung der technischen Konfiguration des M365 Tenants. Auf dieser Basis identifiziert Provectus notwendige technische und organisatorische Anpassungen für einen datenschutzkonformen Einsatz von M365 im Sinne der DSGVO und des § 80 Abs. 2 SGB X.​

Besonderheiten​

Konzeption umfassender technischer und organisatorischer Maßnahmen für den datenschutzkonformen Einsatz von Microsoft 365 unter den besonderen Anforderungen aus § 80 Abs. 2 SGB X.​

Ergebnis und Ausblick​

Ein unabhängiges juristisches Gutachten bestätigt den rechtskonformen Einsatz von Microsoft 365, die Datenschutzfolgenabschätzung fällt positiv aus. Die Berufsgenossenschaft nutzt Microsoft Teams inzwischen als zentrale Kollaborationsplattform. Weitere M365 Applikationen und Services werden schrittweise eingeführt, damit die Mitarbeitenden einen modernen Arbeitsplatz in einer sicheren, hochverfügbaren Cloud-Umgebung erhalten und die enthaltenen E5 Lizenzen zielgerichtet Mehrwert liefern.

Unternehmen

Kassenärztliche Vereinigung

Deutschland

Dezember 2022​ – Februar 2025

Projekt

Rechtliche Evaluierung des M365-Einsatzes im Gesundheitswesen (DSGVO, SGB X) sowie Pilotierung und Beratung zum Anzeigeverfahren nach § 80 Abs. 2 SGB X bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Einführung und Etablierung der Microsoft Teams-Plattform

Herausforderungen

  • Komplexe gewachsene On-Premises-Architektur
  • Begrenztes Cloud-Know-how in der Organisation
  • Hohe Auslastung der Projektressourcen auf Kundenseite
  • Nur eingeschränkte Einbindung aller relevanten IT-Fachbereiche
  • Heterogene Mitarbeiterschaft mit unterschiedlichen Anforderungen und Wissensständen

Durchführung

  • Rechtsgutachten zur Risikobewertung des M365-Einsatzes (DSGVO, SGB X)
  • Durchführung von PRW Compliance Scans
  • Workshops zu Modern Work, M365 Governance und Rollout
  • Technische Implementierung der Pilot-Anwendungen (Microsoft Teams, Exchange Hybrid, Entra Connect)
  • Erstellung der Datenschutzfolgenabschätzung
  • Beratung und Begleitung im Anzeigeverfahren nach § 80 Abs. 2 SGB X inkl. benötigter Unterlagen
  • Befähigung der Mitarbeitenden durch Kommunikation, Onboarding und Schulungen

Ergebnis

  • Erfolgreiche M365-Pilotierung trotz anspruchsvoller Ausgangslage
  • Rechtskonforme, datenschutzkonforme Bewertung des M365-Einsatzes
  • Klare Roadmap für den weiteren Rollout
  • Informierte und eingebundene Belegschaft durch Schulungen und Kommunikation

Unternehmen

Kassenärztliche Vereinigung

Deutschland

seit November 2022

Ausgangslage

Eine Kassenärztliche Vereinigung möchte ihren Mitarbeitenden einen modernen Arbeitsplatz in einer sicheren, hochverfügbaren Cloud-Umgebung anbieten. Als bevorzugte Lösung wurde Microsoft 365 identifiziert. Provectus Technologies unterstützt die KV bei der Einführung von M365 im Hinblick auf DSGVO und § 80 Abs. 2 SGB X und stellt sicher, dass notwendige technische und organisatorische Maßnahmen konzipiert und umgesetzt werden.

Einführung M365 unter Berücksichtigung DSGVO und §80 Abs. 2 SGB X und Strategieberatung

Lösungsansatz

Provectus prüft, ob Microsoft 365 die Anforderungen an moderne Zusammenarbeit erfüllt und rechtlich zulässig ist. Ein juristisches Kurzgutachten beschreibt die Rahmenbedingungen und die Risikoabwägung. Darauf aufbauend entwickelt und implementiert das Team technische und organisatorische Maßnahmen, die sowohl DSGVO als auch § 80 Abs. 2 SGB X berücksichtigen. Anschließend entsteht eine Datenschutzfolgenabschätzung zum Einsatz von M365 inklusive Verfahrensverzeichnissen.

Technische Highlights

Einsatz des PRW Compliance Sets M365 als skriptbasiertes Tool zur Bewertung der technischen Konfiguration des M365 Tenants. Auf dieser Basis identifiziert Provectus notwendige technische und organisatorische Anpassungen für einen datenschutzkonformen Einsatz von M365 im Sinne der DSGVO und des § 80 Abs. 2 SGB X.

Besonderheiten

Konzeption umfassender technischer und organisatorischer Maßnahmen für den datenschutzkonformen Einsatz von Microsoft 365 unter den Anforderungen des § 80 Abs. 2 SGB X. Begleitung des Anzeigeverfahrens bei der zuständigen Landesaufsichtsbehörde inklusive Erarbeitung der erforderlichen Unterlagen (unter anderem Cloud-Exit-Strategie, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Use Cases).

Ergebnis und Ausblick

Nach erfolgreicher Anzeige bei der zuständigen Landesaufsichtsbehörde plant die Kassenärztliche Vereinigung die phasenweise vollständige Einführung der Microsoft 365 Applikationen und Services.

Unternehmen

Gesetzliche Unfallversicherung

Deutschland

Februar 2024 – Oktober 2024

Ausgangslage

Eine Berufsgenossenschaft beauftragt Provectus Technologies, sie bei der Einführung von Microsoft 365 im Hinblick auf DSGVO und § 80 Abs. 2 SGB X zu beraten. Ziel ist es, notwendige technische und organisatorische Maßnahmen zu identifizieren, zu entwickeln und umzusetzen, damit M365 rechtskonform eingesetzt werden kann.

Einführung M365 unter Berücksichtigung DSGVO und §80 Abs. 2 SGB X

Lösungsansatz

Provectus prüft, ob Microsoft 365 die Anforderungen an moderne Zusammenarbeit erfüllt und rechtlich zulässig ist. Ein juristisches Kurzgutachten beschreibt Rahmenbedingungen und Risikoabwägung. Darauf aufbauend konzipiert und implementiert das Team technische und organisatorische Maßnahmen, die sowohl DSGVO als auch § 80 Abs. 2 SGB X berücksichtigen. Anschließend entsteht eine Datenschutzfolgenabschätzung zum Einsatz von M365 inklusive Verfahrensverzeichnissen.

Technische Highlights

Einsatz des PRW Compliance Sets M365 als skriptbasiertes Tool zur Bewertung der technischen Konfiguration des M365 Tenants. Auf dieser Grundlage identifiziert Provectus notwendige technische und organisatorische Anpassungen für einen datenschutzkonformen Einsatz von M365 im Sinne der DSGVO und des § 80 Abs. 2 SGB X.

Besonderheiten

Konzeption umfassender technischer und organisatorischer Maßnahmen für den datenschutzkonformen Einsatz von Microsoft 365 unter den Anforderungen des § 80 Abs. 2 SGB X.

Ergebnis und Ausblick

Die Berufsgenossenschaft nutzt Microsoft Teams inzwischen als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform. Das Anzeigeverfahren beim Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) ist positiv beschieden. Unter den im Projekt definierten technischen und organisatorischen Maßnahmen gilt der Einsatz von Microsoft 365 im festgelegten Rahmen als weitgehend unbedenklich.

Unternehmen

Gesetzliche Berufsvertretung

Deutschland

August 2024 – August 2025

 

Ausgangslage

Die Landesärztekammer möchte ihre E Mail Infrastruktur von Exchange On Premises in die Cloud verlagern, Microsoft 365 einführen und gleichzeitig Multifaktorauthentifizierung sowie eine zentrale Geräteverwaltung für Windows und iOS etablieren. Die Einführung muss unter Beachtung von DSGVO und § 80 Abs. 2 SGB X in einer gewachsenen, heterogenen Infrastruktur erfolgen. Provectus unterstützt fachlich, technisch und organisatorisch.

M365 Einführung, MFA und Infrastrukturmodernisierung

Lösungsansatz

Provectus entwickelt auf Basis der bestehenden Exchange und Geräteverwaltungsumgebung eine stufenweise Migration zu Exchange Online und Microsoft Intune, abgesichert durch Proof of Concepts. Ein juristisches Kurzgutachten und eine Datenschutzfolgenabschätzung klären Zulässigkeit und Rahmenbedingungen des M365 Einsatzes. Microsoft Teams wird für einen Pilotkreis eingeführt und über Schulungen, Kommunikation und Infrastruktur Workshops begleitet, die den Ist Zustand erfassen und Modernisierungspotenziale aufzeigen.

Technische Highlights

  • Gemeinsame Hands on Konfiguration mit dem Administratorenteam der Landesärztekammer
  • Einsatz des PRW Compliance Sets M365 zur Bewertung des Tenants und Ableitung datenschutzkonformer Anpassungen
  • Aufbau der M365 Umgebung mit Exchange Online, MFA und Geräteverwaltung über Intune

Besonderheiten

Begleitung des Anzeigeverfahrens nach § 80 Abs. 2 SGB X inklusive Erstellung der notwendigen Unterlagen sowie strategische Architekturberatung zur Modernisierung der Infrastruktur.

Ergebnis und Ausblick

Microsoft Teams, Multifaktorauthentifizierung auf Basis von Windows Hello for Business und Exchange Online sind eingeführt; darauf aufbauend erweitert die Landesärztekammer schrittweise ihre M365 Services und modernisiert die Gesamtinfrastruktur.

Unternehmen

Kassenärztliche Vereinigung

Deutschland

März 2023​ – Dezember 2023

Projektziel

Aufbau eines Blended Learning Konzepts, das Mitarbeitende mit Microsoft 365 Schritt für Schritt befähigt und sie auf neue digitale Arbeitsweisen im Alltag vorbereitet.

Blended Learning mit Microsoft 365 für moderne Arbeitsweisen

 

Vorgehen

Kurzformatige, wiederkehrende Live Sessions in Microsoft Teams für Einsteiger und Fortgeschrittene, abgestimmt auf den Reifegrad der Mitarbeitenden. Ergänzende digitale Austauschformate und freiwillige App Schulungen (z. B. Planner, OneNote) vertiefen konkrete Anwendungsfälle. Eine Lernplattform mit Learning Pathways auf Basis SharePoint Online stellt kuratierte Microsoft Inhalte für das Selbststudium bereit.

Highlights

  • Kurze M365 Live Schulungen in Teams, wiederkehrend und alltagstauglich
  • Digitale Austauschformate und anwendungsbezogene App Schulungen
  • Zentrale Learning Pathways auf SharePoint Online als Lernplattform

Ergebnisse

  • Hohe Akzeptanz der Schulungen durch geringe Hürde und verständliche Sprache
  • Gestärkte Zusammenarbeit und Wir Gefühl durch regelmäßige M365 Austauschformate
  • Zentrale Lernplattform für Selbststudium und ein befähigtes Projektteam, das Trainings und Inhalte selbst weiterentwickelt
Impuls

Use Cases aus dem Sozialdatenumfeld

Wie M365 im Sozialdatenumfeld mit Provectus rechtskonform eingeführt und Modern Work praxistauglich umgesetzt wird

DSGVO

Rechtskonformer M365‑Einsatz

M365 rechtskonform für eine Berufsgenossenschaft

Ausgangslage: Die Berufsgenossenschaft wollte M365 für moderne Zusammenarbeit nutzen und dabei Sozialdaten nach § 80 Abs. 2 SGB X verarbeiten. Für Aufsicht und Datenschutz fehlte eine belastbare Entscheidungsgrundlage.

Ansatz: Juristisches Kurzgutachten zum Einsatz von M365 und Bewertung des Tenants mit dem PRW Compliance Set. Ableitung der erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen samt Datenschutzfolgenabschätzung.

Ergebnis: Ergebnis: Positives BAS‑Anzeigeverfahren, rechtskonformer M365‑Betrieb und Teams als zentrale Kollaborationsplattform.

M365

Moderner Arbeitsplatz für eine KV

M365 Strategie und Teams für eine KV

Ausgangslage: Die Kassenärztliche Vereinigung wollte ihren Mitarbeitenden einen modernen Cloud Arbeitsplatz bereitstellen. Für DSGVO, § 80 Abs. 2 SGB X und Architektur fehlte eine klare Entscheidungsgrundlage.

Ansatz: Rechtsgutachten und Datenschutzfolgenabschätzung zum Einsatz von M365. Technische Bewertung des Tenants mit dem PRW Compliance Set sowie Aufbau der M365 Umgebung mit einem Teams Pilot inklusive Telefonie und Schulungen.

Ergebnis: Rechtssicherer Rahmen für den Einsatz von M365, produktiver Teams Pilot und eine abgestimmte Roadmap für die stufenweise Einführung weiterer Dienste.

Change

Moderner arbeiten mit M365

Modern Work mit M365 bei einer BKK

Ausgangslage: Die Betriebskrankenkasse nutzte bereits einzelne digitale Tools, aber ohne gemeinsames Zielbild. Zusammenarbeit, Toollandschaft und Rollen waren für Modern Work mit M365 nicht klar abgestimmt.

Ansatz: Envisioning Workshops mit IT, Fachbereichen und Führung, Analyse der bestehenden Arbeitsweisen und Tools sowie Definition eines Maßnahmenpakets für Change Management, Kommunikation, Training und Technik.

Ergebnis: Valides Konzept für Modern Work mit M365, priorisierte Roadmap inklusive Budgetrahmen und ein befähigtes Projektteam, das den organisatorischen Change eigenständig weiterführt.

Vorteile im Fokus

 

  • Wir kennen Ihr Umfeld und müssen es nicht erst erklärt bekommen.
  • Compliance ist bei uns Ausgangspunkt, kein Nachgedanke.
  • Wir denken den Cloud-Ausstieg mit, bevor er zum Problem wird.
  • Vergabeverfahren kennen wir von Ausschreibung bis Abschluss.
  • Wir sind Partner, keine Lieferanten, Ihr Projekterfolg ist unser Maßstab.

 

Beratung anfragen

FAQs-Element für Sozialdatenträger

Wir klären Ihre Fachfragen zu M365 und Azure

Sozialdatenträger bewegen sich bei M365 und Azure in einem engen rechtlichen Rahmen. Fragen zu DSGVO, § 80 SGB X, Anzeigeverfahren und Betrieb tauchen in jedem Projekt auf. In diesen FAQs beantworten wir die typischen Fachfragen aus dem Gesundheits‑ und Sozialwesen und geben eine erste Orientierung für Ihre nächsten Schritte.

Provectus unterstützt Kassenärztliche Vereinigungen, Krankenversicherer, Landesärztekammern, Medizinische Dienste und Berufsgenossenschaften dabei, ihre IT-Infrastruktur und digitale Arbeitsumgebung zukunftssicher aufzustellen. Wir sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeitenden sicher, effizient und ortsunabhängig arbeiten können, in einem Umfeld, das höchsten regulatorischen Ansprüchen gerecht wird.

Wir betreuen Kunden bundesweit, von Bayern über Nordrhein-Westfalen bis Hamburg. Unsere Experten kennen die regionalen Strukturen der Kassenärztlichen Vereinigungen und Krankenkassen in Deutschland und können sowohl remote als auch Vorort unterstützen.

Das ist eine der meistdiskutierten Fragen im Gesundheits- und Sozialwesen und die Antwort ist: Ja, unter den richtigen Voraussetzungen. §80 Abs. 2 SGB X stellt strenge Anforderungen an die Auftragsdatenverarbeitung mit Sozialdaten. Microsoft 365 ist einsetzbar, wenn Konfiguration, Vertragsgestaltung und technische Schutzmaßnahmen auf diese Anforderungen ausgerichtet sind. Genau dabei unterstützen wir.

§80 Abs. 2 SGB X schreibt vor, dass Auftragnehmer, die Sozialdaten verarbeiten, strengen Anforderungen an Weisungsgebundenheit, Kontrollierbarkeit und technische Sicherheit genügen müssen. Das bedeutet in der Praxis: sorgfältige Prüfung der Datenschutz-Zusatzvereinbarungen mit Microsoft, restriktive Konfiguration von Telemetrie und Diagnosedaten, klare Regelung der Datenabflüsse sowie ein belastbares Datenschutzkonzept. Wir kennen diese Anforderungen und setzen sie technisch wie organisatorisch um.

Azure ist nicht automatisch die richtige Antwort auf jede Anforderung. Für geeignete Workloads bietet die Plattform jedoch eine leistungsfähige und langfristig tragfähige Grundlage. Dazu gehören europäische und deutsche Azure-Regionen sowie umfangreiche Nachweise, unter anderem zu BSI C5, ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27018.

Entscheidend ist nicht allein, welche Nachweise Microsoft für einen Dienst vorlegt, sondern wie dieser ausgewählt, konfiguriert und dauerhaft betrieben wird. Provectus prüft deshalb gemeinsam mit Ihnen, welche Workloads für Azure geeignet sind und welche Anforderungen an Datenverarbeitung, Verarbeitungsorte, administrative Zugriffe und Betriebsprozesse bestehen.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Microsoft EU Data Boundary. Provectus hat deren Anforderungen bereits in erfolgreichen Microsoft-Cloud-Projekten berücksichtigt und umgesetzt. Dabei betrachten wir nicht nur den Speicherort der Daten, sondern auch Metadaten, Protokolle, Supportprozesse, administrative Zugriffe und dienstspezifische Ausnahmen.

Das Ergebnis ist keine pauschale Cloud-first-Entscheidung, sondern ein nachvollziehbares Zielbild: Geeignete Workloads werden sicher und kontrolliert in Azure betrieben. Andere Anwendungen verbleiben außerhalb der Cloud.

Wir entwickeln Azure-Umgebungen orientiert am Microsoft Cloud Adoption Framework und an der Azure-Landing-Zone-Architektur. Governance, Identitäten, Netzwerke, Berechtigungen, Protokollierung und Betriebsverantwortung werden dadurch von Beginn an in einer skalierbaren Plattformstruktur verankert.

Die Schutzmaßnahmen richten wir an den Anforderungen und dem Schutzbedarf der jeweiligen Organisation aus. Dazu gehören beispielsweise Netzwerksegmentierung, rollenbasierte Berechtigungen, Microsoft Entra, zentrale Protokollierung, SIEM-Integration, Verschlüsselung sowie Backup- und Wiederherstellungskonzepte.

Dabei berücksichtigen wir die relevanten Kriterien des BSI IT-Grundschutzes und des BSI C5-Kriterienkatalogs. Ein C5-Testat des Cloud-Anbieters ersetzt jedoch weder die Risikobewertung des Kunden noch den sicheren Betrieb seiner konkreten Umgebung.

Bei der Auftragsverarbeitung von Sozialdaten unterstützen wir außerdem bei der Vorbereitung der Anzeige nach § 80 SGB X gegenüber der zuständigen Rechts- oder Fachaufsichtsbehörde. Je nach Organisation kann dies beispielsweise das Bundesamt für Soziale Sicherung oder eine Landesaufsichtsbehörde sein.

Provectus kennt die damit verbundenen technischen, organisatorischen und dokumentarischen Anforderungen aus bereits begleiteten Anzeigeverfahren im Microsoft-Cloud-Umfeld. Diese Erfahrung bringen wir frühzeitig in Architektur, Verträge und Betrieb ein.

Eine sichere Konzeption und eine korrekt aufgebaute Landing Zone sind nur der Anfang. Viele Risiken entstehen erst im laufenden Betrieb: Berechtigungen verändern sich, neue Dienste werden aktiviert, Richtlinien angepasst, Sicherheitsupdates verzögert oder Protokollierungen unvollständig umgesetzt.

Dadurch kann eine ursprünglich sicher aufgebaute Umgebung ihren dokumentierten Sicherheits- und Compliance-Stand schleichend verlieren. Genau hier setzt der Azure Managed Service von Provectus an.

Wir überwachen und pflegen die Azure-Umgebung kontinuierlich. Je nach vereinbartem Leistungsumfang umfasst dies unter anderem:

– Überwachung von Sicherheitsereignissen und Konfigurationsabweichungen
– Überprüfung von Berechtigungen und privilegierten Zugriffen
– Patch-, Update- und Schwachstellenmanagement
– Kontrolle von Backup, Wiederherstellbarkeit und Resilienz
– Pflege von Azure Policies und Sicherheitsvorgaben
– Unterstützung bei Sicherheitsvorfällen
– Kosten- und Ressourcenoptimierung
– Pflege der Betriebs- und Nachweisdokumentation

Der Managed Service trägt dazu bei, dass die definierten Schutzmaßnahmen dauerhaft wirksam und gegenüber Datenschutz, Informationssicherheit, Revision und Aufsicht nachvollziehbar bleiben.

Unsere Erfahrungen aus DORA-, KRITIS- und regulierten Microsoft-Cloud-Projekten fließen dabei in Betriebsmodelle, Verantwortlichkeiten, Notfallprozesse und Kontrollmechanismen ein. So entsteht keine nur einmalig sicher konfigurierte Azure-Umgebung, sondern eine Plattform, deren Sicherheitsniveau im laufenden Betrieb aktiv erhalten und weiterentwickelt wird.

Kontakt

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Bei welchem Projekt oder welcher Herausforderung dürfen wir Sie unterstützen? Wir sind gerne für Sie da.

Daniel Wintermeier | Senior Principal Consultant

+49 89  71040920

daniel@provectus.de

 

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