April 2024
Autor:in des Beitrags
Marie
Business Development Manager
Veröffentlicht am
11.04.2024 von Marie
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Wie Sie mit Power Automate und AI Builder Excel-Makros ablösen und Ihre Prozesse optimieren

KI statt Excel

Entdecken Sie die Vorteile von cloud-basierten Datenbanken und KI-gestützten Datenflüssen für die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse

Warum Excel nicht mehr ausreicht

Excel ist seit Jahrzehnten ein beliebtes Werkzeug für die Verwaltung und Analyse von Daten in vielen Unternehmen. Doch Microsoft Excel hat auch seine Grenzen, die sich immer mehr bemerkbar machen, wenn es um die Automatisierung von Prozessen geht.

Wenn Sie Microsoft Excel für die Automatisierung von Prozessen nutzen, kennen Sie sicherlich einige dieser Probleme:

  • Sie müssen Daten manuell eingeben, aktualisieren und überprüfen, was viel Zeit kostet und Fehlerquellen schafft.
  • Sie können Daten oft nur für wenige Personen zugänglich machen und nicht mit anderen Systemen verbinden, was die Zusammenarbeit erschwert.
  • Sie haben keine zentrale Kontrolle über Ihre Automatisierungen, die oft von einzelnen Mitarbeitern erstellt und verwaltet werden, ohne dass die IT davon weiß oder eingreifen kann.
  • Sie müssen Daten per E-Mail oder Excel-Dateien mit externen Partnern wie Lieferanten oder Dienstleistern austauschen, was zu hohen Datenmengen, langen E-Mail-Ketten und unübersichtlichen Workflows führt.
  • Sie müssen immer wieder ähnliche oder identische Berichte erstellen, die viel Speicherplatz beanspruchen und schwer zu aktualisieren sind.

Wenn Sie diese Probleme lösen wollen, brauchen Sie eine moderne und leistungsfähige Lösung, die Ihnen mehr Flexibilität, Sicherheit und Intelligenz bietet. Eine solche Lösung ist die Power Plattform von Microsoft.

Was Power Automate und AI Builder können

Power Automate ist ein cloud-basierter Dienst, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Excel-Dateien in Datenbanken umzuwandeln, die automatisch synchronisiert, gesichert und geteilt werden können. Mit Power Automate können Sie zudem Workflows erstellen, wie zum Beispiel:

  • E-Mails oder Benachrichtigungen an Lieferanten oder Dienstleister senden, wenn sich der Status eines Auftrags, einer Bestellung oder Rechnung ändert.
  • Angebote, Verträge oder Berichte generieren und versenden, basierend auf den Daten in Ihrer Datenbank.
  • Erinnerungen oder Mahnungen verschicken, wenn eine Zahlungsfrist abläuft oder ein Termin ansteht.

AI Builder ist ein KI-Dienst, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Excel-Prozesse noch intelligenter zu machen, indem Sie Funktionen wie Formularerkennung, Textanalyse, Bildanalyse oder Vorhersagen nutzen können. Mit AI Builder können Sie zum Beispiel:

  • Formulare oder Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten oder Dienstleistern erhalten, automatisch auslesen und mit Hilfe von Power Automate in Ihre Datenbank übertragen.
  • Texte oder Bilder, die Sie von Ihren Lieferanten oder Dienstleistern erhalten, analysieren und nach Kriterien wie Qualität, Preis oder Lieferzeit bewerten.
  • Vorhersagen treffen, wie sich die Nachfrage, die Preise oder die Lieferzeiten Ihrer Lieferanten oder Dienstleistern ändern werden, und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Welche Vorteile Sie davon haben

Wenn Sie Power Automate und AI Builder nutzen, um Ihre Excel-Makros abzulösen, profitieren Sie von vielen Vorteilen, wie zum Beispiel:

  • Enorme Zeitersparnis, da Sie weniger manuelle Aufwände haben und Ihre Daten immer aktuell sind.
  • Kosteneinsparungen, da Sie weniger Speicherplatz benötigen und Ihre Prozesse effizienter gestalten können.
  • Extreme Arbeitserleichterung für Mitarbeiter, da Sie weniger Routineaufgaben erledigen müssen und sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können.
  • Zufriedenere Mitarbeiter und eine Waffe gegen Fachkräftemangel, da Sie moderne Arbeitsweisen nutzen, die von der neuen Generation bereits erwartet werden.
  • Fehlerfreie Datensätze, da Sie weniger Eingabe- und Übertragungsfehler haben und Ihre Daten konsistent und qualitativ hochwertig sind.
  • Zentrale Steuerung und Kontrolle über Ihre Automatisierungen, da Sie alle Workflows in einer Plattform verwalten und überwachen können und die IT jederzeit eingreifen kann.
  • Mehr Sicherheit und Compliance, da Sie Ihre Daten in der Cloud speichern und schützen können und die Zugriffsrechte und Protokolle einsehen und anpassen können.
  • Weniger Risiko durch Know-how-Verlust, da Sie Ihre Automatisierungen dokumentieren und nachvollziehen können und nicht von einzelnen Mitarbeitern abhängig sind.

Wie ein Beispiel aus der Praxis aussieht

Um Ihnen zu zeigen, wie Power Automate und AI Builder in der Praxis funktionieren, möchten wir Ihnen ein Beispiel aus einem unserer Kundenprojekte vorstellen. Es handelt sich um einen Zollprozess, der bisher mit Excel-Makros und E-Mails automatisiert wurde, und der nun mit Power Automate und AI Builder komplett neu gestaltet wurde. Ein Prozess, der bisher viel manuellen Aufwand und Fehleranfälligkeit erforderte. Der Kunde erhielt von fünf verschiedenen Lieferanten E-Mails und PDF-Dokumente mit Informationen über die Lieferungen, die er an die Behörden weiterleiten musste. Dieser Prozess wurde komplett automatisiert, so dass manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert wurden. Die Lösung bestand aus folgenden Schritten:

  • Die E-Mails und PDF-Dokumente wurden mit dem AI Builder automatisch ausgelesen und analysiert. Die relevanten Daten wurden in eine SharePoint-Liste übertragen.
  • Die Dokumente für die Behörden wurden mit Power Automate automatisch generiert und pro Lieferant angepasst. Die Dokumente entsprachen den offiziellen Anforderungen und enthielten alle notwendigen Informationen.
  • Die Dokumente wurden mit Power Automate automatisch an die Behörden gesendet. Die Lieferanten wurden über den Status ihrer Lieferungen informiert.

Die Auswirkungen für den Kunden waren beeindruckend: Er konnte die Arbeit von zwei Monaten in zwei Stunden erledigen und seine Mitarbeiter für sinnstiftendere Aufgaben einsetzen. Die Genauigkeit der Daten lag bei 95 Prozent. Die Fehleranfälligkeit manueller Eintragungen wurde eliminiert. Die Produktivität wurde durch die Zeitersparnis gesteigert. Und der Frust wurde durch die Arbeitserleichterung reduziert. Der Kunde sagte: „Wir machen dank des neuen Prozesses die Arbeit von 2 Monaten nun in 2 Stunden und können unsere Mitarbeiter für sinnstiftendere Aufgaben einsetzen.“

Wie können Sie Power Automate und AI Builder nutzen?

Power Automate und AI Builder sind ein Teil von Microsoft 365 und der Power Platform, die viele Unternehmen noch nicht richtig ausschöpfen. Sie erlauben es, künstliche Intelligenz in Ihre Workflows zu integrieren, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Doch viele Unternehmen nutzen dieses Potential noch nicht ausreichend, obwohl sie M365 bereits erfolgreich eingeführt haben.

Wenn Sie M365 nutzen, ist es kein Problem, einen veralteten Excel-Prozess auf die Power Plattform zu übertragen. Folgende Schritte sind zu beachten und inhouse oder mit einem Partner durchzuführen:

  1. Bisherigen Prozess aufzeichnen, beschreiben und dokumentieren
  2. Bisherigen Prozesse gezielt hinterfragen, optimieren und auf moderne Anforderungen anpassen
  3. Neu definierten Prozess automatisieren, compliant aufstellen und dokumentieren
  4. Mitarbeiter schulen, Akzeptanz schaffen und neuen Prozess verankern

Zusammenfassung

Wie Sie in diesem Blogpost erfahren haben, können Sie mit der Power Platform Prozesse intelligent automatisieren, die bisher dezentral in Excel bewerkstelligt wurden. Excel ist zwar ein nützliches Werkzeug, aber es hat auch viele Einschränkungen und Risiken, die Sie vermeiden können, indem Sie auf Cloud-basierte Datenbanken umsteigen. Mit dem AI Builder können Sie zudem Ihre Datenflüsse noch intelligenter machen, indem Sie Formulare, Texte oder Bilder automatisch auslesen, analysieren oder vorhersagen.

Die Vorteile von Power Automate und AI Builder sind enorm: Sie sparen Zeit und Kosten, indem Sie manuelle Aufwände reduzieren. Sie erhöhen die Qualität und Sicherheit Ihrer Daten, indem Sie Fehlerquellen eliminieren und zentrale Kontrolle gewährleisten. Sie verbessern die Zusammenarbeit und die Kundenzufriedenheit, indem Sie Datenflüsse beschleunigen und personalisieren. Und Sie fördern die Innovation und die Mitarbeitermotivation, indem Sie moderne Technologien einsetzen und sinnstiftende Aufgaben ermöglichen.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie schon einen bestimmten Prozess im Kopf haben, den Sie automatisieren möchten, können Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit uns buchen. Unsere Teams sind interdisziplinär zusammengestellt aus (Full-Stack) Developern, Compliance Specialists, Adoption-Specialists und Prozess-Beratern, so dass wir Ihre individuellen Prozess-Herausforderungen stets ganzheitlich lösen können.

Wenn Sie mehr über die Power der Microsoft Power Platform erfahren möchten, zeigen wir Ihnen gerne anhand mehrerer Fallbeispiele, wie Sie die Kommunikation mit Externen, Ihren Lieferanten und Dienstleistern durch KI-gestützte, automatisierte Datenflüsse vereinfachen können und Excel-Automatisierungen ablösen.

Nutzen Sie die Chance, Ihre Prozesse mit Power Automate und AI Builder zu optimieren und die Vorteile von KI in Ihrem Unternehmen zu nutzen.

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