Wie Sie mit einem geregelten Prozess für Evergreening die Vorteile von Microsoft 365 optimal nutzen können

Microsoft 365 ist ein Evergreen-System, das ständig aktualisiert und erweitert wird: im Jahr 2023 gab es mehr als 500 Updates. Das bietet viele Vorteile für die Nutzer*innen, die immer die neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates erhalten. Diese neue Form der Software-Einführung bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich, denn die Änderungen können Auswirkungen auf die Technologie, die Compliance, die Sicherheit und die Nutzererfahrung haben. Der kontinuierliche Aufwand für die IT-Abteilung ist enorm.

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie die Änderungen optimal für Ihr Unternehmen nutzen können, ohne die Qualität Ihrer Services zu beeinträchtigen?

Die Antwort ist: Mit einem geregelten Prozess für Evergreening, der alle Aspekte berücksichtigt und Ihnen hilft, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.

Was ist Evergreening?

Evergreening bedeutet, dass ein System immer auf dem neuesten Stand gehalten wird, ohne dass es zu größeren Versionswechseln oder Upgrades kommt. Das System wird kontinuierlich mit neuen Features, Funktionen und Sicherheitsupdates versorgt, die die Nutzer*innen sofort oder zeitnah nutzen können. Das hat den Vorteil, dass das System immer leistungsfähig, sicher und innovativ bleibt, und dass die Nutzer*innen von den Verbesserungen profitieren können, ohne lange auf sie warten zu müssen.

Warum ist Evergreening wichtig?

Evergreening ist wichtig, weil es Ihnen ermöglicht, die Vorteile von Microsoft 365 voll auszuschöpfen.  Microsoft 365 ist  kein statisches System, das einmal eingerichtet wird und dann unverändert bleibt. Microsoft entwickelt die Plattform ständig weiter und fügt neue Features und Funktionen hinzu, die die Nutzererfahrung verbessern, die Sicherheit erhöhen und neue Möglichkeiten schaffen. Diese Änderungen werden regelmäßig über das Message Center und die Microsoft Roadmap angekündigt und dann über das Internet an die Nutzer*innen ausgeliefert. Das bedeutet, dass Sie immer Zugriff auf die neuesten Versionen und Updates haben, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.

Das klingt zunächst sehr praktisch und vorteilhaft, aber es hat auch eine Kehrseite. Denn die Änderungen können nicht nur positive, sondern auch negative Auswirkungen haben, die Sie berücksichtigen müssen. Zum Beispiel können die Änderungen:

• Die Funktionsweise oder das Aussehen einer Anwendung verändern, was die Nutzer*innen verwirren oder frustrieren kann
• Die Kompatibilität oder die Konfiguration Ihrer bestehenden Infrastruktur oder Ihrer Drittanbieter-Software beeinträchtigen, was zu Leistungsproblemen oder Fehlern führen kann
• Die Sicherheit oder die Compliance Ihrer Daten oder Ihrer Prozesse gefährden, was zu Datenschutzverletzungen oder rechtlichen Konsequenzen führen kann
• Die Anforderungen oder die Erwartungen Ihrer Nutzer*innen oder Ihrer Stakeholder verändern, was zu einem erhöhten Schulungs- oder Kommunikationsbedarf führen kann

Um diese Risiken zu minimieren und die Chancen zu nutzen, die die Änderungen bieten, müssen Sie einen geregelten Prozess für Evergreening etablieren, der alle Aspekte abdeckt und Ihnen hilft, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.

Wie sieht ein geregelter Prozess für Evergreening aus?

Ein geregelter Prozess für Evergreening ist ein systematischer und ganzheitlicher Ansatz, der Ihnen ermöglicht, sämtliche Änderungen von Microsoft 365 effizient zu managen  Ein solcher Prozess sollte aus  folgenden Schritten bestehen:

• Beobachten: Sie beziehen die angekündigten Änderungen von Microsoft aus dem Message Center und der Microsoft Roadmap und stellen diese Informationen in einer strukturierten Form bereit.
• Bewerten: Sie analysieren die Auswirkungen der Änderungen auf die Technologie, die Compliance, die Sicherheit und die Nutzererfahrung und bewerten die Dringlichkeit und die Priorität der Änderungen.
• Planen: Sie definieren die geeigneten Maßnahmen, die Sie aufgrund der Änderungen ergreifen müssen, und legen die Verantwortlichkeiten, die Zeitpläne und die Ressourcen fest.
• Umsetzen: Sie führen die geplanten Maßnahmen aus, wie zum Beispiel die Anpassung der Konfiguration, die Aktualisierung der Dokumentation, die Kommunikation mit den Nutzer*innen oder die Durchführung von Schulungen.
• Überprüfen: Sie überprüfen die Wirksamkeit und die Zufriedenheit der Maßnahmen und nehmen gegebenenfalls Korrekturen oder Verbesserungen vor.

Um diesen Prozess effizient zu gestalten, ist es wichtig, dass Sie die verschiedenen Sichten auf die Änderungen abstimmen und die Interdependenzen zwischen den Auswirkungen und den Maßnahmen berücksichtigen. Denn es kann sein, dass eine Änderung, die für die Nutzer*innen vorteilhaft ist, auch negative Folgen für die Technologie, die Compliance oder die Sicherheit hat, oder umgekehrt. Zum Beispiel kann eine neue Funktion, die die Produktivität der Nutzer*innen erhöht, aber auch Änderungen in der Konfiguration von Microsoft 365 mit sich bringen oder auch aus Datenschutzgesichtspunkten bedenklich sein, sodass die Funktion nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung gestellt werden kann. Daher müssen Sie alle Aspekte in Einklang bringen und eine optimale Balance finden, die die Nutzererfahrung fördert und die Risiken minimiert.

Wie können Sie einen geregelten Prozess für Evergreening einrichten?

Um einen geregelten Prozess für Evergreening einzurichten, benötigen Sie die Unterstützung von Experten aus den Bereichen Adoption & Change Management, Compliance, Technologie und Sicherheit, die die Änderungen regelmäßig aus ihrer jeweiligen Perspektive bewerten und die entsprechenden Maßnahmen definieren und umsetzen. Provectus nutzt dafür ein geeignetes Tool, das dabei hilft, die Änderungen zu beziehen, zu strukturieren, zu filtern, zu kommentieren, zuzuweisen und nachzuverfolgen. Diese Teams App wurde speziell für den Evergreen Service entwickelt und bietet alle Funktionen, die für ein effizientes Änderungsmanagement benötigt werden.

Welche Vorteile haben Sie durch einen geregelten Evergreening-Prozess?

Wenn Sie sich für die Einrichtung eines Evergreen Prozesses entscheiden, stellen Sie sicher, dass die Cloud-Plattform optimal für Ihr Unternehmen genutzt wird. Mit dem Evergreen Prozess können Sie:

• Sicherstellen, dass die Änderungen von Microsoft optimal für Ihr Unternehmen genutzt werden können, ohne die Qualität der Services, die Sicherheit oder die Compliance zu beeinträchtigen
• Die Interdependenzen zwischen den verschiedenen Auswirkungen und den daraus resultierenden Maßnahmen erkennen und eine optimale Balance finden
• Eine ständige Anpassung und Verbesserung Ihrer Infrastruktur und Ihrer Nutzererfahrung ermöglichen, indem Sie die neuesten Features und Funktionen von Microsoft 365 bereitstellen
• Eine agile und lernende Kultur in Ihrem Unternehmen fördern, die offen für Veränderungen und Innovationen ist

Fazit

Um mit den ständigen Veränderungen und Verbesserungen von Microsoft 365 Schritt zu halten, ist es notwendig, einen Evergreen Prozess in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Dieser Prozess erfordert jedoch viel internen Aufwand, da Sie die Auswirkungen der Updates auf Ihre Infrastruktur und Ihre Nutzer kontinuierlich bewerten und entsprechende Maßnahmen ergreifen müssen. Dabei sind verschiedene Abteilungen wie Adoption & Change Management, Compliance, Technologie und Sicherheit involviert, die es zu orchestrieren gilt

Um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern, bieten wir Ihnen einen monatlichen Evergreen Service an, der Unternehmen die Zusammenstellung der Changes, die interdisziplinäre Bewertung der Auswirkungen samt Handlungsempfehlungen sowie die regelmäßige Abstimmung der internen Stakeholder zur Maßnahmenplanung abnimmt. Die Umsetzung von technischen Maßnahmen und Adoption-Maßnahmen können als Add-ons gebucht werden. Mit dem Evergreen Service von Provectus können Sie sicherstellen, dass Sie immer auf dem neuesten Stand von Microsoft 365 sind und die Vorteile der neuen Features und Funktionen optimal nutzen können.