Immer mehr Unternehmen in Deutschland nutzen bereits Microsoft Teams. Während Microsoft eine große Vision für Teams als Plattform der Arbeit der Zukunft hat, sieht die gelebte Realität in Unternehmen heute noch anders aus.
Meist wurde das Tool als Teil eines Lizenzpakets eingeführt und wird nun vorrangig für Chats und Videotelefonie genutzt. Auch, weil die Vision bei Anwender*innen kaum bekannt ist oder im Unternehmen noch nicht das passende Mindset etabliert ist.
so rudimentär wird Teams eingesetzt
Viele Unternehmen haben Microsoft Teams notgedrungen als Mittel zum (Kommunikations-) Zweck zu Beginn der Pandemie eingeführt. Damit sollte der akute Bedarf an virtuellem Austausch bei steigenden Homeoffice-Zahlen gedeckt werden. Eine tiefer gehende Strategie gab es oftmals nicht.
Entsprechend wurden Anwender*innen bei der Einführung von Microsoft Teams in Unternehmen oft wenig bis gar nicht in die neue Umgebung und die dahinterliegende Vision eingeführt.
Kein Wunder also, dass sich die anschließende Nutzung der Funktionalitäten auf die offensichtlichen beschränkt. Wie sieht der Arbeitsalltag mit Microsoft Teams für die meisten Anwender*innen also aus? Hier ein Beispiel aus unserem Beratungsalltag.
Zwar ist Cordula offen für Neuerungen, jedoch haben sich viele Prozesse und Arbeitsabläufe im Laufe ihrer Karriere fest etabliert. Mit der Einführung von Microsoft Teams in ihrem Unternehmen und einer rudimentären Schulung, haben sich Chatfunktion und (Video-)Telefonie schnell in Cordulas Arbeitsalltag integriert – sei es für den bilateralen Austausch oder Abstimmungen mit mehreren Personen. Sie muss nicht mehr auf WhatsApp oder andere externe Dienste zugreifen, die aus Datenschutzsicht sowieso eher bedenklich waren.
Bei der Datenablage greift Cordula aber lieber auf ihr bewährtes Ordner-System zurück und auch von unterwegs nutzt sie Anwendungen wie ERP und CRM nach wie vor über VPN anstatt über Teams. Microsoft Teams ist für Cordula also de facto nicht mehr als ein nettes Tool zum schriftlichen oder verbalen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen.
Andere Funktionen nutzt sie nicht: Entweder weil sie sie gar nicht kennt, oder weil sie ihr zu wenig vertraut sind.
In diesem Beispiel zeigt sich schnell: die tatsächliche Verwendung von Microsoft Teams liegt weit unter den Möglichkeiten, die Teams als Plattform mit sich bringt. Wie im Fall von Cordula, nutzen eine Vielzahl an Usern und Unternehmen Teams hauptsächlich zur Kommunikation.
Doch als reines Chat- & (Video-)Telefonie-Tool ist Teams im Vergleich zu anderen Lösungen schlichtweg zu teuer – und auch nicht im Sinne des Erfinders. Doch was genau ist dann „im Sinne des Erfinders“? Wir zeigen, welche Vision Microsoft mit Teams as a Platform (TaaP) tatsächlich verfolgt und welche Möglichkeiten das für Unternehmen mit sich bringt.
Microsoft bietet mit Teams as a Platform (TaaP) ein vielschichtiges Konstrukt, das sowohl für Anwender*innen als auch Administration zahlreiche Vorteile bietet – wenn richtig eingesetzt.
Den Konversations- und Kommunikationsteil von Teams kennen und nutzen die meisten Unternehmen bereits erfolgreich. Natürlich gibt es auch hier viele Features, die vermutlich noch nicht jedem User geläufig sind. Die wichtigsten Funktionalitäten sind jedoch selbsterklärend, sehr anwenderfreundlich und deshalb weitestgehend etabliert.
Darüber hinaus setzt Microsoft auch auf die Bausteine Kollaboration, Information und Erweiterungen durch Business Apps. So entsteht eine zentrale Plattform für die moderne Arbeitswelt, deren Ziel es ist, die Komplexität für Anwender*innen zu reduzieren und dadurch die Attraktivität des Arbeitsplatzes zu erhöhen
Der Baustein Kollaboration ermöglicht die interdisziplinäre zur unternehmensweiten Effizienzsteigerung. Das beinhaltet sowohl synchrones als auch asynchrones Zusammenarbeiten, wobei letzteres durch die flexiblen Arbeitsweisen den größten Mehrwert für die User bietet.
Dabei kann die IT-Administration ein zentrales Berechtigungskonzept erstellen, das den Datenaustausch innerhalb sowie außerhalb des Unternehmens reguliert. Ein großer Vorteil aus IT-Sicherheits- und Datenschutz-Sicht. Dazu kommt, dass Daten bei Austritt eines Mitarbeitenden nicht verloren gehen oder an verschiedenen Stellen im Unternehmen Datensilos entstehen. Eine zentrale und klar geregelte Ablage von Dateien steigert nicht zuletzt die Effizienz des gesamten Unternehmens.
Auch bietet die Plattform viel Raum für interdisziplinären Informationsaustausch. Unter anderem kann innerhalb von TaaP die komplette interne und bereichsübergreifende Mitarbeiter-Kommunikation abgebildet werden. So gelingt es trotz Homeoffice und mobiler Arbeit alle Mitarbeitenden abzuholen und die Bindung zum Unternehmen zu stärken.
Der Arbeitsplatz wird flexibler und attraktiver. Auch Projektdokumentationen und Vorgaben wie Zielsetzungen o.ä. können teambasiert über Anwendungen wie MS Viva einfach nachgehalten werden. Via Bot können automatische Benachrichtigungen versendet werden, bspw. wenn Mitarbeitende ihr Passwort ändern sollen. So werden der Austausch und die Verbreitung von Informationen zentral gesteuert.
Die eigentliche Vision von Microsoft
Last but not Least bietet Teams as a Platform auch die Möglichkeit Apps von Microsoft, Drittanbietern oder eigens entwickelte Anwendungen anzubinden. Die sogenannten Extensions können nahtlos in die Teams-Umgebung eingebunden und darüber genutzt werden. Via Power Platform und App Templates bietet Microsoft auch die Möglichkeit zur Erstellung benutzerdefinierter Anwendungen ganz ohne Programmierkenntnisse. Ganz im Sinne von „Low-Code/No-Code“ reagiert Microsoft damit auf den Fachkräftemangel in der IT. Auch Unternehmen, die davon betroffen sind, bleiben somit handlungsfähig und können individuelle Anforderungen ganz ohne Entwickler realisieren. So werden die Komplexität für Anwender*innen reduziert und die Arbeitsweisen maximal flexibel gestaltet.
zwischen Vision & Realität
Halten wir also fest: Microsofts Vision und die tatsächliche Verwendung von Teams gehen noch weit auseinander.
Um also die greifbaren Vorteile für das ganze Unternehmen gewinnbringend auszunutzen, reicht es nicht aus MS Teams einfach nur unternehmensweit einzuführen. Wer Kosten sparen, die Effizienz steigern, Komplexität für Anwender reduzieren, Arbeitsweisen flexibilisieren und die Attraktivität des Arbeitsplatzes insgesamt erhöhen möchte, sollte mehr tun. Microsoft Teams sollte als die Plattform betrachtet werden, als die Microsoft sie erdacht hat.
Wir werden in kommenden Blogbeiträgen noch weiter auf die Chancen und Risiken von Teams as a Platform eingehen. Wer sich also mehr mit dem Thema beschäftigen möchte: Ein Blick in unseren Info Hub lohnt sich! Oder sprecht uns gerne direkt an, um das Thema zu vertiefen.
Wir sind für Sie da.
Markus Frank treibt bei Provectus bereits seit über 15 Jahren IT-Projekte voran und berät unsere Kund*innen hinsichtlich sinnvoller Neuerungen. Gerne hilft er Ihnen bei Ihrem Vorhaben persönlich weiter.
MARKUS FRANK | Head of Innovation and Product Development
