Warum Unternehmen trotzdem handeln müssen
Microsoft Deutschland hat eine Stellungnahme zur Datenschutzkonformität von Microsoft 365 und Microsoft Teams herausgegeben. Gerade im Bereich von Behörden und aus dem Bildungssektor hört man immer wieder, dass der Einsatz von Microsoft 365 und insbesondere Microsoft Teams aus datenschutzrechtlichen Bedenken nicht genutzt wird. Microsoft Deutschland hat nun in Person von Rechtsanwalt Wolfgang Döring in seiner Position als „Head of Legal“ mit einer Stellungnahme auf diese Bedenken reagiert.
Stellungnahme von Microsoft
Was Sie wissen müssen
In der Stellungnahme heißt es, dass alle Microsoft Produkte und Dienste sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Sektor datenschutzkonform eingesetzt werden können.Alle geltenden Anforderungen des Datenschutzrechts würden dabei eingehalten werden.
Zudem betont Microsoft, dass aktuell bereits weitestgehend die Daten europäischer Nutzer regional in Rechenzentren in der EU gespeichert werden.
Problemfall: möglicher Datentransfer in Drittstaaten wie die USA
Auf den Vorwurf, dass ein Datentransfer in Drittstaaten wie die USA unzulässig ist, argumentiert Microsoft Deutschland, dass die DSGVO eine Übermittlung in Drittstaaten, einschließlich der USA, dann rechtens ist, wenn diese unter Nutzung von geeigneten Garantien (z.B. Standardvertragsklauseln 2021/914 und zusätzlicher Maßnahmen) stattfindet. In diesem Zuge müssen Nutzer jedoch dafür sorgen, eine Risikoanalyse im Lichte der Schrems–II-Rechtsprechung des EuGH durchzuführen und ggf. zusätzliche Maßnahmen implementieren.
Vorsicht: Unternehmen weiterhin in der Pflicht
Genau hier liegt jedoch die Krux an der Sache. Denn mit der Rechtsprechung des EuGH, die den Transfer personenbezogener Daten zwischen der EU und den USA durch das Privacy Shield ohne Übergangsfristen für unwirksam erklärt hat, sind Unternehmen nun auf sich gestellt. Jede Firma mussdie in der Stellungsnahme angesprochenen Risikoanalysen und Schutzmaßnahmen selbst realisieren.
Das bedeutet, dass Unternehmen die Microsoft 365 in Betrieb haben eigens tätig werden müssen, um den DSGVO-konformen Einsatz der Anwendungen gewährleisten zu können. Hierfür müssen Unternehmen ein ordnungsgemäßes IT-Risikomanagement zur Nutzung von Microsoft 365-Diensten nachweisen. Andernfalls drohen mögliche Bußgelder und Schadenersatzforderungen seitens Behörden.
Die Lösung
Microsoft-Umgebung aktiv absichern und DSGVO-konform agieren
Um Unternehmen mit dieser Herausforderung nicht alleine zu lassen, bietet Provectus zusammen mit der PRW Legal Tech GmbH eine umfassende Analyse Ihrer Microsoft-365-Konfiguration. Mittels einer speziellen Software wird die bestehende M365-Umgebung in Hinblick auf Datenschutz und Informationssicherheit über einen Konfigurations-Scan umfassend geprüft.
Nach der Erstellung eines M365-Data-Protection Analysis Reports, wird dieser einer rechtlichen Bewertung durch die PRW-Rechtsanwälte unterzogen und bewertet. Anschließend werden für die bestehenden Konfigurationen konkrete Handlungsempfehlungen ausgesprochen, welche wir in Ihrer M365-Umgebung implementieren, so dass Sie Ihre Umgebung nachhaltig und sicher weiterbetreiben können.
DSGVO-Konformität mit Microsoft 365 ist möglich. Wir unterstützen Sie gerne!
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