Die Arbeitswelt ist im Wandel. Neben fortschreitender Digitalisierung und Konnektivität, fordert auch der demografische Wandel ein Umdenken. Die kapitalistisch geprägten Vorstellungen von Karriere und Erfolg treten sukzessive in den Hintergrund. An ihrer Stelle nehmen Werte Platz, die nicht mehr unbedingt an Einkommenshöhe und Status gekoppelt sind, sondern die mit weichen Faktoren wie Sinnhaftigkeit, Gestaltungsmöglichkeiten und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben verbunden sind. So geht aus dem Modern-Work-Index hervor, dass mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer*innen bereit ist den Arbeitgeber zu wechseln, wenn ihr aktueller die Möglichkeiten für flexibles zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten einschränkt.
Für viele Unternehmen bedeutet dies die Notwendigkeit ihre Kultur, ihr Mindset und ihre Arbeitsweisen neu auszurichten. Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels müssen sie auf der Suche nach qualifiziertem Personal darauf achten zukunftsfähig zu bleiben. Dabei ist Modern Work weit mehr als nur ein Buzzword. Wird es als reines IT-Projekt angesehen, kommt das Konzept schnell an seine Grenzen. Wie schaffen es Unternehmen also moderne Arbeitsplatzkonzepte nachhaltig und effektiv zu implementieren?
Modern Work ist ein modernes und zukunftsfähiges Arbeitskonzept, das den Wandel der Arbeitswelt spiegelt. Im Fokus stehen die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Organisationen, die durch fortlaufende Globalisierung und Digitalisierung entstehen.
Besonderes Augenmerk gilt dabei der Zusammenarbeit und Vernetzung der Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens. Aus Sicht der einzelnen Mitarbeitenden stehen deren Eigenverantwortung und Potentialentfaltung im Vordergrund.
1.
Erhöhte Flexibilität: Die Mitarbeitenden können zu jeder Zeit und von überall aus arbeiten. Dies verbessert die Work-Life-Balance und erhöht die Produktivität.
2.
Gesteigerte Effizienz: Moderne Tools und Technologien helfen dabei, effizienter zu arbeiten und Aufgaben schneller und ohne aufwendige Abstimmungsschleifen zu erledigen.
3.
Geteiltes Wissen: Durch den Einsatz von Kollaborationstools können Teams orts- und zeitunabhängig zusammenarbeiten sowie Know-how und Informationen teilen.
4.
Hohe Mitarbeiterzufriedenheit: Ein Modern Workplace orientiert sich an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und bietet ihnen mehr Flexibilität und Autonomie.
5.
Erhöhte Sicherheitsstandards: Neue Sicherheitsmodelle wie Zero Trust schützen Nutzer, Anwendungen und Daten praktisch an jedem Ort.
6.
Wettbewerbsfähigkeit: Mit modernen Arbeitsplatzkonzepten können sich Unternehmen von ihren Konkurrenten abheben und sind attraktiver für junge Talente.
Die Umsetzung von Modern-Work-Konzepten läuft in Unternehmen häufig folgedermaßen ab: Das Projekt wird bei der IT-Abteilung angesiedelt. Diese wird instruiert die Microsoft-365-Suite zu implementieren. Ist das erledigt, werden die Mitarbeitenden dazu aufgefordert, mit den neu zur Verfügung stehenden Tools zu arbeiten. „Friss oder stirb“, scheint dabei das Prinzip von so manchem Unternehmer zu sein, während die Mitarbeitenden ohne Anleitung schnell in ihre gewohnten Routinen zurückfallen. Die Konsequenz: Mehrwerte bleiben aus und die Frage stellt sich, warum sich an der Arbeitsweise der Mitarbeitenden trotz neuer Tools nichts verändert hat.
Was deshalb nicht außer Acht bleiben darf: Die Einführung neuer IT-Lösungen reicht für eine erfolgreich gelebte Modern Work noch lange nicht aus. Entscheidend ist eine ganzheitliche Strategie, bei der neben den technischen Rahmenbedingungen und Compliance-Vorschriften von Beginn an auch organisatorische Aspekte berücksichtigt werden.
als Erfolgsfaktor für Modern Work
Die Implementierung moderner Technologien führt nur dann zum Erfolg, wenn die Mitarbeitenden ihre Möglichkeiten kennen, verstehen, akzeptieren und für sich adaptieren. Hierfür braucht es sowohl einen Shift in der Kultur der Organisation als auch im Mindset eines jeden Einzelnen.
„One size fits all“ ist dabei längst Vergangenheit. Moderne Arbeitsplatzkonzepte orientieren sich zunehmend an den individuellen Gegebenheiten des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden.
Zunächst geht es darum herauszuarbeiten, welche Effekte ein Unternehmen mit Modern Work überhaupt erreichen möchte. Flexibles Arbeiten ja – aber was bedeutet das genau? Wie wird orts- und zeitunabhängig definiert? Dürfen die Mitarbeitenden über die Landesgrenzen hinweg arbeiten? Und sollen sie sich dabei zumindest in der gleichen Zeitzone aufhalten? Natürlich müssen hierfür auch die notwendigen Daten und Dokumente digital verfügbar sein. Die meisten Unternehmen wissen bereits im Vorfeld, dass sie Word, Excel, PowerPoint und Outlook nutzen wollen. Aber was ist mit der Dateiablage? Reicht es die Dateien in OneDrive abzulegen oder wird der SharePoint benötigt, damit die Mitarbeitenden Dokumente gemeinsam bearbeiten können? Und über welche Kanäle soll in Zukunft kommuniziert werden?
Um ein realistisches Zielbild zu erarbeiten, müssen diese Fragen sowohl von der Geschäftsleitung als auch der IT-Abteilung und Mitarbeitenden beantwortet werden.
So lohnt es sich die Mitarbeitenden von Beginn an mit ins Boot zu holen und zunächst einen Blick auf den Ist-Zustand zu werfen. Im gegenseitigen Austausch kann ein Verständnis dafür entwickelt werden, wo die Pain Points liegen, welche Bedürfnisse gestillt werden müssen und wie die Zusammenarbeit im Team zukünftig gestaltet werden soll. Darüber hinaus sollten bisherigen Routinen hinterfragt und mögliche Einsatzszenarien des Modern Workplace erörtert werden. Diese Use Cases helfen im Anschluss dabei, die passenden Tools und Maßnahmen zu identifizieren.
Die Kommunikation per E-Mail hat zwar nach wie vor ihre Berechtigung, allerdings kann sie den veränderten Rahmenbedingungen moderner Arbeitskonzepte nicht mehr Stand halten. Abhilfe schafft hier zum Beispiel Microsoft Teams. Denn MS Teams ist keineswegs nur um ein Tool zum Chatten oder eine Plattform für Meetings. Über das Tool lassen sich alle Informationsflüsse an einem Ort zusammenführen. Dokumente, Gesprächsnotizen und Protokolle können geteilt werden und sind für alle berechtigten Personen greifbar. Damit werden ständige Telefonate und aufwendige Suchen nach wichtigen Informationen obsolet und Projekte sind auch nach Abwesenheiten für die Mitarbeitenden nachvollziehbar.
Für Mitarbeitende, die zuvor noch keine Berührungspunkte mit Teams hatten oder das Tool lediglich für Chats und Calls genutzt haben, kann diese Veränderung jedoch eine große Herausforderung darstellen. Um diese zu meistern, müssen sie über die Vorzüge des Tools aufgeklärt und angeleitet werden, dessen Nutzung zur Routine werden zu lassen.
Damit Modern Work zum Erfolg führt, braucht es individuelle Strategien, die neben der Technik auch Menschen, Orte und Prozesse berücksichtigen. Die technische Konzeption von Diensten muss eng verzahnt mit den organisatorischen Maßnahmen erfolgen.
Werden diese beiden Aspekte aufeinander abgestimmt, können Unternehmen echte Mehrwerte aus ihren Modern-Work-Konzepten schöpfen.
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Markus Frank treibt bei Provectus bereits seit über 15 Jahren IT-Projekte voran und berät unsere Kund*innen hinsichtlich sinnvoller Neuerungen. Gerne hilft er Ihnen bei Ihrem Vorhaben hinsichtlich Digitaler Transformation persönlich weiter.
MARKUS FRANK | Geschäftsführer
