Der Modern Workplace ist mittlerweile ein geflügelter Begriff. Nicht erst seit der Pandemie müssen sich Arbeitgeber mit neuen Arbeitsplatzkonzepten auseinandersetzen und mit Rücksicht auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden umdenken. Der Mobile-Work-Index belegt, dass sich die Mehrheit der Arbeitnehmer*innen mehr Flexibilität in der Wahl ihres Arbeitsortes wünscht. Dass diese mobile Art der Zusammenarbeit branchenunabhängig ist, zeigt unter anderem das große Interesse an diesem Thema seitens Non-Profit-Organisationen.
Microsoft hat das zum Anlass genommen und eine NGO-Tour ins Leben gerufen. Mit dem Ziel neue Impulse zu setzen, gestalten Microsoft-Partner gemeinsam mit ihren Kunden Vorträge zu realisierten Projekten.
Wir haben die Gelegenheit genutzt und unser Kundenprojekt mit der Erzdiözese München & Freising vorgestellt.
Im Jahr 2017 stand die Erzdiözese vor einer Herausforderung: Microsoft beendete den Support für Windows 7 und Office 2010.
Der Wechsel auf das neue Betriebssystem bzw. Office-Paket war unumgänglich. Keine einfache Aufgabe für die Erzdiözese mit vielen kleinen Standorten wie beispielsweise Pfarrbüros, Kindertageseinrichtungen und Schulen, die zum Teil sehr schlechte Netzwerkverbindungen hatten.
Gemeinsam mit uns entschied sich unser Kunde dafür, die notwendige Umstellung als Chance zu sehen, ein zukunftsgerichtetes Modern-Work-Konzept zu etablieren.
Ganz im Sinne von mobiler Arbeit und dem Cloud-Ready-Ansatz sollte die IT modernisiert, virtualisiert und zentralisiert werden.
Dabei standen Effizienz, Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit im Fokus:
Vereinfachung der Verwaltung
Erhöhung der Usability
Erhöhung der IT-Security
Zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts mussten erst einige Herausforderungen gemeistert werden. Zunächst wurde anhand der Zielsetzungen eine ganzheitliche Strategie entwickelt. Neben den technischen wurden dabei auch die organisatorischen Rahmenbedingungen sowie Compliance- und Sicherheitsvorgaben berücksichtigt. Eine technische Hürde war, dass die bestehenden Altsysteme vorerst weiterbetrieben werden sollten. Darüber hinaus wurden bislang keine Office-365-Online-Dienste genutzt und es bestand lediglich eine onPrem-Exchange-Anbindung. Gleichzeitig galt es, die Mitarbeitenden zu befähigen, echte Mehrwerte aus ihrem Modern Workplace zu schöpfen.
Um allen Anforderungen gerecht zu werden, entwickelten wir gemeinsam den EMF-Client – eine genau auf die Bedürfnisse der Erzdiözese München und Freising (EMF) zugeschnittene Lösung.
Den Benutzern der Erzdiözese standen damit vier unterschiedliche Client-Varianten zur Verfügung:
Um einen modernen und flexiblen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter*innen der Erzdiözese München und Freising zu schaffen, haben wir im Laufe des Projekts zahlreiche technologische Fortschritte gemacht. Dabei waren Sicherheit, Effizienz und Anwenderfreundlichkeit unserer Neuerungen stets im Fokus.
Wir entschieden uns für den Einsatz von Microsoft Azure Active Directory mit Conditional Access, Privileged Identity Management, Multifaktor Authentifizierung und Azure Enterprise Apps.
So ermöglichten wir eine sichere und mehrstufige Identitätsüberprüfung, regelbasierte Zugriffsteuerung sowie zeit- und genehmigungsbasierte Rollenaktivierungen.
Zusätzlich setzten wir mit Microsoft Intune einen zentralen Endpoint Manager ein. In Kombination mit Windows Autopilot können verwaltete Geräte unternehmensweit und ortsunabhängig gemanaged werden.
Dank der gemeinsam getroffenen Maßnahmen haben wir den Grundstein für einen Modern Workplace mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten gelegt. Und obwohl das zu Beginn des Projekts noch nicht absehbar war, hat sich die Möglichkeit zu schnellem Homeoffice bereits im März 2020 bewährt. Die neue zentrale Verwaltung und das umfangreiche IT-Security-Konzept machten die Zusammenarbeit in den Pandemie-Jahren einfach und sicher.
Dazu kam die erhöhte Flexibilität der Nutzer*innen, die ihre Geräte nun via Autopilot installieren und unabhängig von ihrem Arbeitsort agieren konnten.
Trotz aller Erfolge haben wir aber noch einiges gemeinsam vor. Wir sind uns sicher, dass das Projekt weiterhin so dynamisch und gemeinschaftlich voranschreiten wird und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit der Erzdiözese München und Freising.
2023 geht die NGO-Tour in die nächste Runde. Alles Infos zur Veranstaltung finden Sie hier: Die Microsoft NGO-Tour 2023 mit unseren Partnern – Microsoft Branchenblogs
Auch wir nehmen dieses Jahr wieder an der Tour teil. Die Veranstaltung findet am 22.Juni 2023 in München statt.
Erleben Sie wertvolle Einblicke in die Digitalisierungsthemen der Zukunft und erfahren Sie anhand praktischer Anwendungsszenarien von Projekt- und Lösungspartnern, wie gleichgesinnte NGO-Organisationen ihre Digitalisierung erfolgreich vorantreiben konnten.
Wir sind für SIE da.
Markus Frank treibt bei Provectus bereits seit über 15 Jahren IT-Projekte voran und berät unsere Kund*innen. Gerne hilft er Ihnen bei Ihrem Vorhaben hinsichtlich Digitaler Transformation persönlich weiter.
MARKUS FRANK | Head of Innovation and Product Development and Marketing
